¿Cómo organizar las grabaciones de reuniones?
1. Prepárese cuidadosamente antes de la reunión.
Los discursos de los líderes en diferentes momentos, lugares y ocasiones reflejan las ideas de trabajo, los arreglos laborales y los requisitos del líder. Por lo tanto, es especialmente importante prepararse mucho antes de la reunión, lo que determina la calidad de los archivos de grabación y la eficacia de la ejecución del trabajo.
1. Profundizar la conciencia ideológica. Los pensamientos gobiernan la acción. El secretario debe tener la sensación de "ir a Beijing a realizar el examen" y hacer de la preparación de las actas de las reuniones la máxima prioridad de su trabajo. Es necesario tener la conciencia de "librar una guerra prolongada". Desde el principio hasta el final de la reunión, desde escuchar la grabación hasta finalizar el documento, el proceso es numeroso y el tiempo escaso. El secretario debe trabajar horas extras y. Quédate despierto toda la noche para completar la reunión. Esta es una prueba del cuerpo y la mente. Algunas secretarias consideran el arreglo de la grabación como un asunto trivial, por lo que tienen la idea de completar la tarea. Como resultado, la calidad de los archivos de grabación es baja, lo que afecta el progreso del trabajo.
2. Herramientas de verificación y registro. Antes de la reunión, debe preparar las herramientas necesarias, como grabadoras de voz, cuadernos, bolígrafos y baterías de repuesto. Este es el requisito previo y la garantía para todos los arreglos de grabación. Al mismo tiempo, verifique cuidadosamente si la grabadora puede funcionar correctamente, incluso si la batería y la memoria disponible son suficientes. Los hechos han demostrado que muchas secretarias no prestan atención al trabajo de preparación antes de la reunión y solo descubren el problema cuando llegan al lugar de la reunión, por lo que no se puede realizar la grabación o el efecto de la grabación no es satisfactorio. En resumen, se deben hacer preparativos cuidadosos antes de la reunión para garantizar que la grabación de la misma sea completa y clara.
3. Recopile información de la reunión. Al organizar las grabaciones, debe "conocerse a sí mismo y al enemigo". Antes de la reunión, debe recopilar completamente los materiales de la reunión, comprender los antecedentes y el propósito de la reunión y comprender mejor el tema principal y la dirección del manuscrito. ¿Se puede orientar el manuscrito resultante? Al mismo tiempo, es necesario recopilar agendas de reuniones, discursos de liderazgo, esquemas de comunicación de pensamiento de reuniones relevantes y otros materiales. Este trabajo debe realizarse con solidez. Las secretarias pueden utilizar la información que tienen en sus manos para comprender el contenido de la reunión de antemano, comprender los detalles de la reunión en profundidad y mejorar la eficiencia y precisión de la grabación y clasificación de la reunión.
2. La reunión debe planificarse cuidadosamente
Durante la reunión, el secretario debe estar muy alerta y tomar notas comprendiendo el contenido de la reunión. Debes saber lo que dijo el líder, cuáles fueron los puntos clave y qué arreglos se hicieron. No seas una máquina de grabar, sino un registrador reflexivo.
1. Utilice las técnicas de grabación con prudencia. Es necesario hacer pleno uso de diversas técnicas de registro para recopilar información de registro de manera precisa, completa y clara. La grabación completa no sólo se puede guardar como un archivo audiovisual, sino que también proporciona información suficiente para la investigación y organización del trabajo. Al grabar en segmentos, la clave es resaltar los puntos clave, utilizar la configuración de función del bolígrafo de grabación para grabar el discurso de cada líder por separado, especialmente todos los discursos de los líderes principales, para facilitar la clasificación después de la reunión. Generalmente, la grabación debe realizarse cerca de la fuente de sonido. Dependiendo de las instalaciones del lugar, si hay equipo de audio, el bolígrafo de grabación debe colocarse cerca del orador (generalmente, colocar un bolígrafo de grabación frente al líder hará que el líder se sienta muy incómodo si no hay equipo de audio); , el bolígrafo registrador debe colocarse cerca del líder. En resumen, asegúrese de que la calidad del sonido de la grabación sea clara y completa.
2. Aprovecha al máximo los materiales de la reunión. Los materiales relevantes deben recopilarse cuidadosamente antes de la reunión. Con base en el plan de la reunión y otra información, se puede verificar con precisión a los asistentes y también se puede reflejar de manera rápida y precisa en la preparación del documento después de la reunión. Al discutir manuscritos y discursos de los líderes, puede reflejar directamente las opiniones de la discusión y el contenido de los discursos de los líderes en el lugar en los manuscritos, y agregarlos, restarlos, eliminarlos y modificarlos de acuerdo con las intenciones del liderazgo, para que pueda captar con precisión las opiniones de los principales líderes en la toma de decisiones. Este es un medio importante para mejorar la eficiencia de la grabación.
3. Destacar la adaptabilidad del lugar. Las condiciones del lugar son complejas y cambiantes, como llamadas telefónicas, conversaciones, etc., que interferirán con la grabación. Si el líder olvida encender el micrófono cuando está hablando (la grabación no tendrá ningún efecto en este momento), debe registrar por escrito de manera rápida y precisa lo que dijo el líder. El orden y el contenido de los discursos de los líderes y participantes en las reuniones especiales de investigación también son flexibles. Por esta razón, es necesario registrar con precisión el contenido de las interrupciones del líder. Estos son en su mayoría los puntos clave que enfatiza el líder. parte central de la reunión y la redacción del manuscrito. De lo contrario, anotarlo para referencia futura aumentará en gran medida el dolor de escuchar audio de mala calidad una y otra vez. Al mismo tiempo, siempre se debe prestar atención a la expresión del líder cuando habla. Si el trabajo no es satisfactorio, el líder tiene una expresión seria y un tono fuerte al ordenar el manuscrito después de la reunión. Los requisitos del trabajo deben reflejarse.
3. Pulir con cuidado la grabación después de la reunión
Organizar la grabación de la reunión no es sólo una cuestión de copiar y ordenar las fotos, sino pulir la grabación como una obra de arte. para garantizar que el documento final pueda reflejar con precisión el propósito de la reunión, con una estructura completa y un lenguaje fluido.
1. Siga estrictamente el tema de la conferencia. El propósito del discurso al líder debe ser claro, la comprensión debe ser profunda y el espíritu debe comprenderse a fondo.
Al redactar un manuscrito, se debe adoptar un estilo y una dirección clara basados en los antecedentes y el propósito de la reunión. Por ejemplo, el propósito de la reunión de investigación y evaluación de la petición es discutir soluciones y, en última instancia, resolver el problema de la petición, por lo que las responsabilidades y los límites de tiempo deben definirse claramente en el manuscrito. Algunos organizadores y registradores no tienen claro el propósito de la reunión y los requisitos. Como resultado, el documento final se desvía de la dirección general y expresa algo diferente a lo que el líder quiere expresar. A veces incluso crea ambigüedad y se desvía seriamente de la dirección. intención del líder.
2. Velar por el rigor y la concisión. El manuscrito debe ser claro, lógico y en capas. Para partes, números, nodos de tiempo, terminología profesional, etc. poco claros mencionados por los líderes, escuche repetidamente y verifique los registros, y solicite a los departamentos funcionales que los verifiquen para garantizar la precisión. El acento dialectal del líder debe identificarse con precisión y el lenguaje hablado debe estandarizarse en lenguaje escrito para evitar ambigüedades o bromas. Las tareas o temas que se intercalan y mencionan repetidamente en el discurso del líder deben ordenarse y clasificarse según la naturaleza del trabajo o la categoría de los temas. Para los discursos improvisados de los líderes, uno debe pensar detenidamente, tomar decisiones razonables, resumirlos científicamente y dividirlos en diferentes niveles según el tema del discurso, las cuestiones involucradas y los requisitos planteados. Las palabras y oraciones deben considerarse cuidadosamente. asegúrese de que las oraciones sean concisas y fluidas. Al organizar discursos de liderazgo, la lógica debe ser estricta, el pensamiento debe ser claro y no debe haber inconsistencia. Los argumentos y ejemplos de algunos temas deben ser resumidos en esencia y concisos.
3. Mejorar la eficiencia de clasificación. Para mejorar la eficiencia, debemos desarrollar el espíritu de trabajo en equipo. Al escuchar la grabación, varias personas pueden escucharla en segmentos. Después de la reunión, la grabación original y los manuscritos segmentados se entregarán a los auditores in situ o a la secretaría que esté familiarizada con el trabajo para compilar los borradores. ordenar informes de trabajo, actas de reuniones y otros documentos y materiales según sea necesario. Todo secretario debe mejorar su sentido de responsabilidad y velar por la exactitud de las grabaciones que escucha y la calidad de las grabaciones que organiza, para no caer en la pasividad a la hora de compilar manuscritos, o incluso reelaborar y volver a escuchar las grabaciones. , lo que resulta en la imposibilidad de firmar e imprimir manuscritos a tiempo, lo que en última instancia provoca retrasos en el trabajo de oficina.
En resumen, las secretarias deben prestar atención a la acumulación y considerarla como una orientación de desarrollo profesional. Debemos prestar atención a mejorar la alfabetización literaria y fortalecer las habilidades de escritura. Es necesario estudiar documentos más superiores, comprender las condiciones sociales y la opinión pública y mejorar integralmente el conocimiento y la comprensión de la obra. Sólo así podrá organizar fácilmente grabaciones de reuniones, realizar bien otros trabajos de oficina y ser un secretario competente.