Técnicas y métodos de comunicación telefónica (habilidades básicas de comunicación telefónica)

1. Al contestar el teléfono, no importa si la otra parte es una persona o una empresa, nos dirigimos a la otra parte con respeto y primero le dejamos una buena impresión. Generalmente, cuando se dirijan entre sí, agregarán Sr. o Señorita como título honorífico después del nombre y prestarán atención al lenguaje cortés.

2. La voz al hablar debe ser clara, la velocidad del habla debe ser suave y el volumen debe ser moderado. Cuando hables con alguien por teléfono, tu voz debe ser enérgica y entusiasta para alegrar el ánimo de la otra persona. Evita el cansancio, la decadencia y las emociones negativas.

3. El contenido de la conversación debe ser claro, bien organizado, claramente expresado y enfocado. Si está hablando con un líder o un cliente importante, primero puede hacer un borrador, hacer un esquema y anotar asuntos importantes para evitar la vergüenza causada por omitir preguntas durante la conversación o no poder responder preguntas.

4. Cuando hable por teléfono, nunca utilice un tono superficial para tratar con la otra parte, como "um" o "oh". Esto hará que la otra parte sienta que su actitud es irrespetuosa y insatisfecho contigo. Las conversaciones telefónicas son comunicación puramente verbal y la otra parte no puede ver sus expresiones faciales, por lo que la atmósfera de la conversación es muy importante.

5. Al realizar una llamada telefónica, no realice múltiples tareas. Por ejemplo, alguien está hablando por teléfono, sosteniendo el teléfono mientras presiona la computadora, bebiendo té o fumando. Si es un cliente o líder importante, no haga esto. Hará que la otra persona sienta que no la respeta.

6. Si está hablando por teléfono con un cliente o líder importante, no cuelgue el teléfono primero cuando finalice la llamada. Para mostrar respeto, cuelgue el teléfono sólo después de asegurarse de que la otra parte haya colgado.

7. Durante la conversación, presta atención a lo que dice la otra persona. Esto no sólo demuestra respeto por los demás, sino que también refleja tu realización personal y tu temperamento. Al mismo tiempo, déle a la otra parte una respuesta adecuada para que sienta que lo está escuchando con paciencia, lo que generará confianza en usted y será muy beneficioso para su trabajo.