¿Cuáles son algunas formas de hacer que su negocio funcione mejor?
Automatización de funciones de gestión
Muchas empresas transfieren funciones de gestión que originalmente se realizaban manualmente, como comprobar la asistencia de los empleados y gestionar los formularios de gastos, a redes informáticas. Esta iniciativa puede reducir el tiempo que los empleados dedican a recopilar, procesar y distribuir información, permitiéndoles dedicar su tiempo a asuntos más importantes de la empresa. Además, la automatización del flujo de información también puede reducir los errores inevitables causados por las operaciones manuales.
Mejorar el intercambio de información en toda la empresa
Las redes informáticas se pueden utilizar para difundir noticias e información a los empleados, lo que es más rápido y eficiente que los avisos y reuniones impresos tradicionales. Mediante este método, las empresas pueden responder rápidamente a los cambios del mercado y los empleados pueden adaptarse rápidamente a las políticas corporativas y las medidas de ahorro de costos. Las empresas también pueden crear archivos de datos electrónicos para reducir la carga de archivar y almacenar documentos.
***Compartir recursos de información
Compartir horarios, administradores de contratos y bases de datos de información a través de la intranet de la empresa o Internet puede permitir a los empleados acceder a la información de manera más rápida y eficiente. Por ejemplo, al utilizar la programación en línea, un gerente de proyecto puede ver rápidamente el cronograma de cada miembro del equipo, encontrar un horario de reunión adecuado y luego usar el programa de programación en línea para enviar notificaciones de reuniones a cada asistente. En el pasado, tenía que negociar con cada miembro, encontrar un momento adecuado y luego notificar a cada miembro uno por uno.
Al compartir administradores de contratos y bases de datos de clientes, las empresas pueden ofrecer a los clientes un mayor nivel de servicio. Cualquier empleado de la empresa puede comprender la situación básica del cliente, el historial de pedidos y la información de contacto, lo que le permite satisfacer rápidamente las necesidades del cliente.
Comunicación rápida y económica
Las herramientas de mensajería instantánea permiten a los empleados comunicarse entre sí en tiempo real a través de Internet sin restricciones geográficas y sin incurrir en elevados costes. En el pasado, la colaboración entre diferentes departamentos requería dedicar tiempo, realizar llamadas de larga distancia o realizar conferencias telefónicas.
Implementar la colaboración en línea
El personal extranjero también puede acudir a la sala de reuniones en línea para editar archivos o realizar presentaciones. Por ejemplo, utilizando el "Primer servicio de equipo de punto de vista compartido" proporcionado por Microsoft, los empleados pueden discutir y modificar los mismos documentos en una sala de conferencias de red segura, y también pueden crear archivos de documentos y mantener discusiones. Esto no sólo aumenta la productividad, sino que también reduce la confusión causada por diferentes versiones impresas de los documentos.