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Documento de muestra sobre regulaciones de gestión de materiales para empresas de administración de propiedades

El sistema de gestión de materiales de la empresa de gestión de propiedades puede mejorar el nivel de gestión básico de la empresa y estandarizar aún más los procedimientos de circulación, almacenamiento y control de materiales y productos terminados. El siguiente es el método de gestión de materiales de la empresa de administración de propiedades; consúltelo.

Muestra 1 del reglamento de gestión de materiales de la empresa administradora de inmuebles

1. Objeto

Estandarizar la adquisición, almacenamiento, almacenamiento y uso de materiales e insumos de la empresa de administración de propiedades Prevenir la deserción y controlar eficazmente los costos de producción.

2. Ámbito de aplicación

Todos los departamentos de la empresa administradora de propiedades y cada oficina de administración comunitaria

3. Proceso y gestión de compra de materiales

Procedimiento de Suscripción: Cuando los departamentos dependientes de la sociedad administradora de inmuebles y las oficinas administrativas de cada comunidad necesiten materiales, el responsable deberá completar el "Formulario de Compra de Artículos" de tres partes. El formulario de compra deberá indicar la cantidad, especificaciones, Los requisitos especiales y el propósito, y deberán ser aprobados por el jefe del departamento, se guardarán una copia en el departamento de compras para su revisión y las dos copias se enviarán al Departamento de Materiales después de recibir la orden de compra. El Departamento de Materiales lo enviará al Departamento de Finanzas. Después de que el Departamento de Finanzas realice la revisión, consulta y fijación de precios, el líder del departamento financiero lo aprobará y emitirá una copia al departamento de compras, y el departamento de finanzas conservará la primera copia. . Los artículos de pequeño valor que se necesitan con urgencia en circunstancias especiales se pueden entregar directamente al comprador. El comprador solicitará la aprobación del líder a cargo antes de realizar la compra y luego realizará los procedimientos pertinentes para entrar y salir del almacén. El departamento de compras debe calcular razonablemente la demanda de materiales antes de enviar artículos para su compra para evitar una suscripción excesiva y verificar si los artículos requeridos están disponibles en el almacén de materiales para evitar retrasos.

4. Procedimiento de reembolso de compra: después de comprar los artículos de acuerdo con el formulario de solicitud aprobado, el comprador los entregará al gerente del almacén para su inspección y almacenamiento de acuerdo con el almacén clasificado, y notificará al departamento de compras original que las mercancías han sido puestas en depósito. El comprador deberá presentar la segunda copia del "Formulario de Aceptación de Material" firmado por el aceptador del almacén, es decir, el comprobante de reembolso de la compra, junto con la factura de entrega al Departamento de Finanzas del Grupo para su reembolso. Los pedidos de artículos a granel o de alto valor se tramitarán de conformidad con los procedimientos de aprobación para la celebración de contratos económicos.

5. Gestión de materiales

Gestión de activos fijos: Los activos fijos deben registrarse y registrarse según la clasificación de activos. Están bajo la jurisdicción de la empresa inmobiliaria y están supervisados por el departamento financiero del grupo. es necesario manejar los procedimientos del uso departamental, implementar el principio de "quién lo usa, quién lo conserva y quién es responsable" cuando los activos fijos se transfieren entre departamentos, el departamento de servicios integrales se encarga de los procedimientos de transferencia y aclara las responsabilidades de gestión; ; para asegurar que los activos fijos sean consistentes con las cuentas reales, los activos fijos se transfieren cada año. Se realiza un inventario una vez al año en octubre. Es organizado por el Departamento de Servicios Integrales y presidido por los líderes del. empresa de administración de propiedades. Si está dañado pero no tiene valor de reparación o valor de uso, se manejará de acuerdo con el "Reglamento de cancelación de desechos de materiales";

Gestión de otros artículos: El almacén de artículos de la empresa inmobiliaria se encarga de la gestión de artículos y material de oficina, y realiza los procedimientos de entrada y salida de artículos del almacén.

6. Procedimiento de solicitud de material: Según las necesidades del trabajo, el departamento completará un "Formulario de Solicitud de Material" de tres partes, indicando el propósito y el nombre del proyecto, y será aprobado por el jefe del departamento y firmado por el destinatario será conservado y verificado por el departamento de recepción; una copia se utilizará como comprobante de contabilidad del almacén; una copia se enviará al Departamento de Finanzas para los artículos gestionados por el almacén, que sean de bajo valor; consumibles, se pueden firmar directamente en un libro clasificado de trabajos especiales (como plomería) Cuando los electricistas, trabajadores de mantenimiento) reciben diversas herramientas, además de completar la "Lista de Solicitud de Materiales" de acuerdo con los procedimientos de recolección, el encargado del almacén; También debe completar las herramientas que recibe en el "Libro de registro de recibos de herramientas" que lleva. El "Registro de recibos de herramientas" refleja y registra las diversas herramientas recibidas y conservadas por el individuo. Cuando renuncio o cambio mi tipo de trabajo, debo registrarlo en el "Registro de uso de herramientas" y entregar todas las herramientas que usé y conservé (si se pierde alguna, debo compensarlas) antes de poder presentar la renuncia. formalidades.

7. Normas de desguace y cancelación de materiales

Todos los artículos y equipos que se hayan deteriorado, caducado, sobrantes, dañados sin posibilidad de reparación o que necesiten ser eliminados se manejarán de acuerdo con las normas. los siguientes procedimientos: por parte del departamento o almacén Complete el "Formulario de declaración de cancelación de material descartado" y envíelo al Departamento de Finanzas después de que lo revise el jefe del departamento después de recibir el formulario de solicitud, el Departamento de Finanzas enviará a alguien para realizar una evaluación; evaluación in situ y proporcionar opiniones de procesamiento al gerente general para su aprobación, después de la aprobación, el Departamento de Finanzas confirmará la unidad de adquisición de residuos, la inspección personal in situ de los bienes, los precios, el pesaje, la compra de inventario y la eliminación de residuos; p> Todos los ingresos se pagarán al departamento de finanzas; aquellos que no tengan valor de reciclaje se eliminarán como basura después de la aprobación.

8. Sistema de gestión de almacén de materiales

Los materiales en el almacén deben clasificarse y apilarse, y las variedades deben disponerse de forma ordenada para facilitar la recepción, la recepción y el inventario.

Evite la humedad y los artículos deben colocarse en lugares altos. Se deben proporcionar capas de base y revestimientos a prueba de humedad en el piso apilado. Se deben tomar medidas a prueba de polvo, moho y antideterioro. Mantenga periódicamente el saneamiento del entorno del almacén para garantizar que los artículos estén apilados de forma ordenada y que el área del depósito esté limpia y ordenada.

Los artículos inflamables y explosivos deben cumplir con las normas de seguridad pública para el manejo de incendios, establecer almacenes independientes, centrarse en la gestión y estar equipados con suficiente equipo contra incendios.

Esté atento, cierre puertas y ventanas y haga un buen trabajo en la prevención de robos y hurtos para garantizar la seguridad de los materiales del almacén. El almacén es un lugar importante y no se permite a holgazanes ni extraños charlar o quedarse en el almacén.

Muestra 2 del Reglamento de Gestión de Materiales para Empresas de Administración de Propiedades

1. Propósito

Estandarizar el proceso de adquisiciones de las empresas de administración de propiedades, aclarar las responsabilidades de adquisiciones, controlar el proceso de adquisiciones y garantizar la calidad de las adquisiciones. Los materiales y servicios cumplen con los requisitos de la empresa para garantizar los intereses de la empresa.

2. Ámbito de aplicación

Todos los materiales necesarios para la gestión de la propiedad (como materiales de inicio del proyecto, mantenimiento de ingeniería, reparaciones, limpieza, protección contra incendios, seguridad, ecologización, materiales necesarios por departamentos relevantes, etc. ) actividades de compra.

3. Responsabilidades

1. Cada oficina de administración de propiedad: el director de propiedad es responsable de formular las solicitudes del plan de adquisiciones y ayudar en la verificación, inventario y almacenamiento de materiales;

2 .Departamento de Gestión: Responsable de revisar los planes de adquisiciones, incluidas las solicitudes de adquisiciones de materiales planificadas y no planificadas.

IV. Clasificación de materiales adquiridos

Categoría A: Suministros de oficina, protección laboral y consumibles diarios para diversos departamentos de propiedad (como materiales de mantenimiento, pesticidas, etc.), precio unitario < 1.000 yuanes

Categoría B: equipo de oficina, mobiliario de oficina y otros activos fijos, precio unitario: 1.000 yuanes o 5.000 yuanes

Categoría especial: activos fijos de gran cantidad, precio unitario: > 5.000 yuanes

5. Proceso de adquisición, almacenamiento y reembolso

1. Presentar una solicitud de compra

La persona a cargo de cada oficina de administración de propiedades hará una solicitud basada en el consumo estimado de materiales para el próximo mes y la situación del inventario al final del mes

1. Propósito

Estandarizar el proceso de adquisiciones de la empresa inmobiliaria, aclarar las adquisiciones. responsabilidades, controlar el proceso de adquisiciones y garantizar que los materiales y servicios adquiridos cumplan con los requisitos establecidos por la empresa para garantizar los intereses de la empresa.

2. Ámbito de aplicación

3. Responsabilidades

2 .Departamento de Gestión: Responsable de revisar los planes de adquisiciones, incluidas las solicitudes de adquisiciones de materiales planificadas y no planificadas.

IV. Clasificación de materiales adquiridos

Categoría B: equipo de oficina, mobiliario de oficina y otros activos fijos, el precio unitario es 1.000 yuanes o 5.000 yuanes

Categoría especial: gran cantidad de activos fijos, precio unitario es >5000 yuanes

5. Proceso de adquisición, almacenamiento y reembolso

1. Presentar una solicitud de compra

La persona a cargo de cada oficina de administración de propiedades lo hará. realizar una solicitud en base al consumo estimado de materiales para el próximo mes y la situación del inventario al final del mes. Quienes compren con el "Formulario de Solicitud de Compra" antes del 25 de marzo realizarán compras a proveedores calificados. Controlar estrictamente los gastos dentro de los límites planificados.

Los materiales valiosos adquiridos con requisitos de garantía de calidad deben firmarse en contratos y acuerdos y revisarse.

Si se requieren gastos planificados adicionales o se exceden los gastos planificados debido a circunstancias especiales, cada oficina de administración de propiedades debe presentar una solicitud de presupuesto adicional y explicar los motivos en detalle.

Cuando el personal de compras necesita pedir dinero prestado antes de pagar tarifas y comprar materiales, la persona a cargo deberá completar el "Formulario de préstamo". Después de la aprobación del director del subdistrito, el Departamento de Finanzas se encargará del préstamo. de acuerdo con los contratos y acuerdos pertinentes.

5. Almacenamiento de materiales

Los materiales adquiridos serán inspeccionados y aceptados por el administrador de la propiedad y el administrador de materiales que propuso el plan de compra. Luego de pasar la inspección, se realizarán los procedimientos de almacenamiento. Completado y se completará el formulario de almacenamiento de materiales, dejará un registro.

Después de comprar los materiales y colocarlos en el almacén, al recibirlos, complete el formulario de solicitud de material fuera del almacén, regístrelo y establezca un libro mayor de materiales.

6. Reembolso

Una vez que los materiales aceptados y aceptados sean correctamente comprados y puestos en almacén, el personal de compras deberá presentar una solicitud al Departamento de Finanzas de la empresa antes del día 28. de cada mes en el formato de Solicitud de Reembolso “Formulario de Reembolso de Gastos”, y adjuntar la lista de compra de material aprobada, recibo de almacén y factura correspondiente.

Muestra 3 del Reglamento de gestión de materiales de la empresa de administración de propiedades

1 Propósito

Controlar la gestión de diversos tipos de materiales adquiridos por la empresa de administración de propiedades. y para garantizar que se requieran todos los materiales necesarios y apropiados para completar el trabajo diario de la empresa. La calidad de los materiales adquiridos juega un papel vital;

2. Alcance

Aplicable a la empresa. control de la gestión de adquisiciones de bienes de activos fijos y activos no fijos. La empresa implementa adquisiciones centralizadas y unificadas.

3. Clasificación de suministros

Categoría A: suministros de oficina (incluidos consumibles informáticos); ), suministros de protección laboral y consumibles de bajo valor utilizados diariamente por varias unidades (precio unitario inferior a 500 yuanes), etc. Activos no fijos

Categoría B: equipo de oficina (incluidas computadoras, impresoras, proyectores , etc.), mobiliario de oficina y otros activos fijos con un precio unitario superior a 500 yuanes;

Categoría C: Suministros de emergencia

4. Gestión de adquisiciones

4.1 Principio de aprobación antes de la compra

La contratación de la empresa debe completar el "Formulario de compra de artículos de propiedad" (adjunto) (en adelante, la "Orden de compra"), la unidad solicitante y el El solicitante completa la "Orden de compra", indica la categoría del artículo de compra, explica el motivo de la compra y lo envía al personal de compras para su procesamiento después de la aprobación del gerente general de administración de propiedades y el gerente general de la empresa. Materiales Categoría A: Bajo la premisa de controlar un inventario razonable, previa aprobación del gerente general de administración de propiedades y del gerente general de la empresa antes del día 25 de cada mes, serán entregados al personal de compras;

Materiales clase B: después de una asignación razonable y negociación con la empresa, se adelantará el período de uso. El día 10, previa aprobación del director general de la administración de la propiedad y el director general de la empresa, se entregará al personal de compras para su procesamiento;

Materiales de categoría C: Llame a los líderes pertinentes para recibir instrucciones y, con la aprobación de los líderes, se entregarán al personal de compras para su procesamiento. Dentro de los 2 días hábiles posteriores, la unidad solicitante se encargará del proceso de revisión y aprobación de seguimiento;

4.2 Principios de consulta y negociación

Consultas de compra de activos fijos y activos no fijos debe tener más de tres proveedores Cotización, basada en factores de ponderación como calidad, precio, tiempo de entrega, servicio postventa, calificaciones, etc., realizar una evaluación integral y determinar el precio final con el proveedor (no aplicable a casos temporales y de emergencia). adquisición);

4.3 Principios de sellado de muestras

Para materiales con un cierto límite de tiempo de uso (valor relativamente bajo, se pueden proporcionar muestras), las muestras deben sellarse y los artículos comprados deben ser consistente con las muestras;

4.4 Principio de separación de funciones

El personal de compras no participará en la inspección y aceptación de los materiales comprados. Se verificará la cantidad y calidad de los materiales comprados. por el personal de gestión de materiales.

Si el personal de administración de materiales encuentra problemas con los materiales que recibe, inmediatamente planteará objeciones y se comunicará con el personal de compras de manera oportuna, y el personal de compras se comunicará y resolverá con los proveedores si surgen problemas durante el uso de los materiales adquiridos; materiales, el usuario será responsable de Notificar al personal de gestión de materiales, quien sellará temporalmente los materiales involucrados, y el personal de compras comunicará y resolverá el asunto con los proveedores;

4.5 Principio de Consistencia

Los materiales adquiridos deben ser consistentes con los de la orden de compra. Los requisitos enumerados deben ser consistentes. Si las condiciones del mercado no pueden cumplir con los requisitos del departamento del usuario o el costo es demasiado alto, el personal de compras debe informar y enviar información. a los líderes superiores de manera oportuna, y luego de la coordinación, formular un plan de compras final;

4.6 Principios de revisión conjunta de contratos

Además de cumplir con los cuatro principios anteriores, la adquisición de materiales a gran escala también debe realizar una revisión conjunta de los contratos después de la investigación y el resumen por parte de la unidad de usuario, el personal de compras, el gerente general de la propiedad y el gerente general de bienes raíces, y el liderazgo solo después de la revisión y aprobación se puede implementar el proceso de firma del contrato;

5. Gestión de proveedores

5.1 Selección de proveedores

5.1.1 Los proveedores deben tener certificados y licencias completos. Tener las calificaciones pertinentes si se compran artículos especiales; El proveedor también debe tener los certificados pertinentes estipulados por las leyes nacionales;

5.1.2 Al seleccionar un proveedor, se debe realizar una consulta y una evaluación exhaustiva, si el proveedor es un intermediario, su reputación, capacidades de servicio técnico, Se deben investigar las calificaciones, el desempeño, etc., y la cotización del proveedor no puede usarse como el único factor de referencia;

5.1.3 Para garantizar canales de suministro fluidos y prevenir emergencias, debe haber más de dos Los proveedores son proveedores de respaldo;

5.2 Los proveedores contratados se registran, clasifican y archivan, y ayudan periódicamente al departamento financiero en la conciliación con los proveedores;

5.3 Visitan periódicamente a los proveedores fuera de contrato. Seleccionar los mejores para reemplazar o eliminar proveedores existentes;

6. Gestión de la firma de contratos

6.1 El presidente (persona jurídica) y el cliente deben firmar y ejecutar los contratos de acuerdo con las disposiciones pertinentes. del derecho contractual nacional.

6.2 El contrato de intención debe someterse a una revisión del contrato antes de poder firmarse. Al firmar un contrato, utilice siempre el "Sello de contrato especial" después de firmar el contrato, que será clasificado, compilado, archivado y distribuido a los departamentos pertinentes;

6.3 Al firmar un contrato de compra, debes comparar calidad y precio, y seleccionar el mejor.

7. Gestión de préstamos y reembolso de gastos

7.1 Préstamo razonable: adquisiciones específicas, el monto del préstamo debe mantenerse en aproximadamente el 5% del monto total estimado de la compra;

7.2 Reembolso mediante factura: Una vez completada la compra y puesta en el almacén, el gerente de compras irá al Departamento de Finanzas para manejar los asuntos de reembolso con la orden de venta, el formulario de entrada al almacén y la factura;

7.3 Procesamiento de cuentas: si es necesario firmar un contrato, los proveedores con cuentas pendientes deberán cumplir estrictamente con las disposiciones del contrato;

7.4 Cumplir estrictamente con el sistema de gestión financiera promulgado por la empresa;

8. Gestión de la integridad del personal de compras

8.1 Salvaguardar activamente los intereses de la empresa, mejorar la calidad de las adquisiciones y reducir los costos de adquisiciones;

8.2 Fortalecer el aprendizaje, crear conciencia y mejorar el concepto del estado de derecho;

8.3 Ser honesto y autodisciplinado, y está estrictamente prohibido aceptar diversos sobornos y obsequios;

8.4 Seguir estrictamente las adquisiciones sistema y procedimientos, aceptar conscientemente la supervisión de varios departamentos y tener la obligación de recordar a todos los departamentos que presenten planes de compra de acuerdo con los procedimientos;

8.5 Trabajar con seriedad y cuidado, y no causar pérdidas a la empresa debido a sus propios errores de trabajo.

8.6 Trabajar duro para aprender el negocio y dominar ampliamente cosas nuevas e información de mercado relacionadas con el negocio de la empresa.

9. Este sistema se implementará previa aprobación del director general, y lo mismo se aplicará cuando sea revisado o suprimido.

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