Preguntas y respuestas sobre corrección de documentos oficiales

Como estándar nacional que respalda el "Reglamento sobre el procesamiento de documentos oficiales de los órganos del Partido y del Gobierno", el "Formato de documentos oficiales del Partido y de los órganos del Gobierno" ha logrado ciertos resultados en la promoción de la estandarización del formato de documentos oficiales de los órganos del partido y del gobierno. Sin embargo, todavía sucede que el formato de los documentos oficiales no es uniforme ni estandarizado. Echa un vistazo a los siguientes 14 errores comunes en los formatos de documentos oficiales ¿Los has cometido alguna vez?

Error 1

¿Los documentos confidenciales no están marcados con el número de documento o están marcados con? Números arábigos de tres dígitos y la posición de la marca está lejos de ser aleatoria.

Enfoque correcto: los documentos oficiales confidenciales deben marcarse con un número de serie, utilizando números arábigos de seis dígitos, y la línea superior debe marcarse en la primera línea en la esquina superior izquierda de la portada del documento. documento oficial.

Error 2

¿El nivel de confidencialidad de los documentos oficiales confidenciales es demasiado alto o demasiado bajo y el período de confidencialidad está marcado como? ¿Dentro del período de validez antes de la publicación? término? Clasificación general, etc.; el período de confidencialidad del documento oficial está en el período Los números están escritos en caracteres chinos minúsculas.

Enfoque correcto: Los documentos oficiales confidenciales deben estar marcados con el nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad según el grado de confidencialidad. Deben estar marcados en negrita tamaño 3 en la parte inferior del número del documento. El período de confidencialidad debe escribirse en números arábigos.

Error 3

Los documentos oficiales que no son urgentes están marcados con el grado de urgencia y no están marcados en la posición prescrita, agregue el grado de urgencia delante del tipo de texto; en el título, como por ejemplo? Aviso urgente? Solicitud urgente?

Enfoque correcto: los documentos oficiales urgentes deben marcarse con "Urgente" o "Acelerado" respectivamente, utilizando fuentes en negrita de tamaño 3, y marcados en la esquina superior izquierda de la portada del documento oficial; Es necesario marcar el número del documento oficial, el nivel de confidencialidad y El período de confidencialidad se organiza en filas de arriba a abajo en orden de número, nivel de confidencialidad, período de confidencialidad y urgencia.

Error 4

El logo de la agencia emisora ​​está marcado con el nombre de la agencia emisora ​​seguido de “aviso de nombramiento y despido”, “informe de situación”, “informe de funciones”, etc.

Enfoque correcto: el logotipo de la agencia emisora ​​consta del nombre de la agencia emisora ​​más la palabra "documento" (no se puede agregar la palabra "documento"), pero el nombre de la agencia emisora ​​no seguido del idioma.

Error 5

El código de agencia en el elemento numérico de texto se resume de manera inexacta y solemne, y el número de palabras es demasiado largo; el uso anual está encerrado entre ?() o? ?[]? Hay un espacio para "0" antes del número de serie del documento y se agrega la primera palabra; la posición del número de documento marcado en el texto superior no es precisa.

Enfoque correcto: el número de emisión consta del código de agencia, el año y el número de secuencia de emisión. El código de agencia debe ser exacto, estandarizado, conciso, inequívoco y fácil de identificar; el año debe estar marcado con el nombre completo y encerrado entre corchetes hexagonales?﹝﹞?; el número de serie del documento debe estar marcado con números arábigos, sin agregar la palabra? (es decir, 1 no está codificado como 01); el número de texto del texto superior está marcado en la posición superior izquierda de la línea espaciadora roja, con una sola palabra en el espacio izquierdo, y está en la misma línea que el nombre del último emisor.

Error 6

El emisor no está marcado; el emisor marcado no es el responsable principal de la agencia u otro responsable autorizado el emisor está marcado con un cargo;

Enfoque correcto: El texto superior debe estar marcado con el nombre del emisor. El emisor debe ser el responsable principal de la agencia u otro responsable autorizado. La persona emisora ​​debe estar marcada con el suyo. su nombre y no con su cargo.

Error 7

Se omite el nombre de la agencia emisora ​​en el título del documento oficial; el género se utiliza como título del documento oficial; El título del documento no está estandarizado y la disposición es rectangular o en forma de reloj de arena.

Enfoque correcto: el título del documento oficial consta del nombre de la agencia que lo redactó, el tema y el género del documento; utilice el subíndice número 2 Dinastía Song para marcarlo cuando regrese el título; a la línea, la disposición debe ser un trapezoide o un rombo.

Error 8

En el texto principal de los documentos oficiales, los signos de puntuación después de las palabras ordinales estructurales siempre deben usar comas, como: ? (一), ? (1) , ?; La escritura de palabras ordinales de nivel estructural en el mismo documento no es uniforme y se utilizan varias palabras ordinales de nivel estructural, como: usar primero, segundo, tercero, tercero, primero, segundo, tercero y luego primero. ¿Segundo? ¿Tercero? Y así sucesivamente.

Enfoque correcto: los ordinales jerárquicos estructurales y los signos de puntuación en los documentos oficiales son ?一, ?(一)?1.?(1)?; Los caracteres de la capa, el tercer y cuarto nivel están marcados con caracteres de imitación de estilo Song; las palabras ordinales del nivel estructural en un documento oficial están escritas de la misma manera para reflejar la coherencia de la expresión contextual.

Error 9

El nombre del archivo adjunto en la descripción del archivo adjunto es demasiado largo y está marcado en el cuadro superior al envolverlo. No está alineado con la primera letra del nombre del archivo adjunto; signos de puntuación después del nombre del archivo adjunto?; o? ?.

Enfoque correcto: cuando el nombre del archivo adjunto es largo y debe incluirse en una nueva línea, debe alinearse con el primer carácter del nombre del archivo adjunto en la línea anterior, no se agregan signos de puntuación después del; nombre del archivo adjunto. Referencia>>>Seleccione habilidades de redacción de documentos oficiales, uso estandarizado de archivos adjuntos de documentos oficiales y descripciones de archivos adjuntos

Error 10

La firma de la agencia emisora ​​no coincide con el logotipo de la agencia emisora o se utiliza una abreviatura irregular; la fecha del documento oficial está incluida en el documento. Los números se escriben con caracteres chinos en minúscula.

Enfoque correcto: la firma de la agencia emisora ​​de documentos debe estar firmada con el nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia emisora ​​de documentos, y debe ser coherente con el logotipo de la agencia emisora ​​de documentos; Los números en la fecha del documento deben escribirse en números arábigos.

Error 11

Los asuntos que deben explicarse en el documento oficial están marcados en la línea anterior de la edición; el contenido de las notas no está encerrado en ?()?.

Enfoque correcto: las notas deben marcarse con dos palabras en el espacio izquierdo más ?()? y organizarse en la línea debajo de la fecha de redacción; el contenido marcado debe estar encerrado entre ?()?.

Error 12

Los órganos del CC no están marcados en el orden de partido, gobierno, militares y grupos de masas ni según los niveles de superiores, pares y subordinados; ¿Marcado al azar en la columna de elementos del órgano CC? Los líderes internos deben imprimir y verificar personas, número de impresiones, contactos, archivos, etc.

Enfoque correcto: El orden de las agencias copiadoras se determina según la naturaleza o afiliación de la agencia para los diferentes niveles, deben marcarse en el orden de agencias superiores, agencias pares y agencias inferiores únicamente; las agencias de copia están permitidas en la columna marcar otras agencias distintas de la agencia principal que necesita ejecutar o conocer el contenido del documento oficial no marcará contenido irrelevante.

Error 13

El número de página está marcado en el centro o no hay ninguna línea a la izquierda o a la derecha del número de página.

Enfoque correcto: el número de página debe organizarse en números arábigos de tamaño 4 de ancho medio debajo del centro de la página del documento oficial, con una línea de una palabra a la izquierda y a la derecha del número. Los números de una sola página tienen una palabra a la derecha, los números de página doble tienen una palabra a la izquierda.

Error 14

Para el reenvío de documentos oficiales, hay dos logotipos de la agencia emisora ​​y dos impresiones de la agencia reenviadora y de la agencia reenviada.

Enfoque correcto: Eliminar el logotipo de la agencia emisora ​​y la impresión del documento oficial enviado.

Además de los errores comunes de formato, todavía hay tres cuestiones que merecen atención: el tamaño de fuente de los documentos oficiales de las agencias gubernamentales y del partido, la principal agencia de envío y la marca de validez de los documentos oficiales. todavía no es uniforme.

Por ejemplo, el texto principal de los documentos oficiales de las agencias del partido utiliza una imitación de Song de 17 puntos, con 26 caracteres por línea, mientras que el texto principal de los documentos oficiales de las agencias administrativas utiliza una imitación de Song de 3 puntos. tipo de letra, con 28 caracteres por línea ¿Qué opiniones utilizan las agencias del partido? Se decidió que al escribir en un tipo de idioma no se debe marcar la agencia emisora ​​principal, mientras que cuando las agencias administrativas usan estos dos tipos de idioma, la agencia emisora ​​principal. deben estar marcados; los documentos oficiales generales producidos y emitidos por los órganos del partido con el logotipo de una agencia emisora ​​específica no necesitan estar impresos y solo deben estar marcados con la firma y la fecha del documento emitido por la agencia emisora ​​principal. autoridad emisora, mientras que los documentos oficiales producidos y emitidos por agencias administrativas sólo están marcados con la fecha del documento y sellados con un sello, sin firma. El personal de procesamiento de documentos debe prestar atención a las cuestiones anteriores, y las regulaciones pertinentes deben aprenderse y utilizarse a fondo para evitar errores y bromas.