¿Sugerencias sobre gestión de archivos para proyectos de infraestructura?
Los expedientes de proyectos de ingeniería de infraestructuras son una parte importante de los expedientes científicos y tecnológicos corporativos, y también son una base importante para la identificación integral de registros verdaderos y el control y evaluación de calidad de todo el proceso de construcción del proyecto. Con el desarrollo de la economía nacional y la mejora continua de la tecnología empresarial, los proyectos de infraestructura y los proyectos de transformación tecnológica continúan desarrollándose. Hacer un buen trabajo en la gestión de datos de proyectos de infraestructura es una tarea básica muy importante para mejorar la calidad de los proyectos de infraestructura. Hacer un buen trabajo en el trabajo de archivo de proyectos de infraestructura garantizará que el proyecto pase con éxito la aceptación de finalización y garantizará que la producción y operación del proyecto sean legales y conformes.
Con el desarrollo continuo de la construcción del proyecto, el valor de los archivos de infraestructura en el proyecto es cada vez más importante. Como todos sabemos, los archivos registran los datos generados por la construcción del proyecto mediante la recopilación de datos durante la construcción del proyecto. La recopilación y el análisis proporcionan datos precisos al departamento de gestión de proyectos. Si hay un problema en el proyecto, el departamento de gestión de archivos puede desarrollar el problema de manera oportuna y proporcionar al departamento de construcción la causa del problema y formular medidas oportunas para solucionarlo. resolver el problema, asegurando así el proyecto Calidad de construcción. Por otro lado, durante el trabajo de aceptación del proyecto, los archivos registran datos como el diseño del proyecto, la construcción y los modelos de materiales, proporcionando a los usuarios información completa y pueden proporcionar a ambas partes de la construcción datos precisos para ilustrar la calidad del proyecto durante su finalización. . Si hay un problema con el proyecto, también puede encontrar la causa del problema en el archivo para facilitar el mantenimiento del proyecto. Por tanto, los archivos de infraestructura juegan un papel importante en los proyectos de ingeniería. Este artículo analiza la importancia de la gestión de archivos de proyectos de infraestructura, para que el trabajo de los archivos de infraestructura reciba la atención del departamento de gestión de proyectos.
2. La importancia y necesidad de los archivos de proyectos de infraestructura
En la construcción del proyecto, es necesario gestionar el equipo de construcción, los costos de construcción, los materiales y equipos de construcción, etc., y la infraestructura. Los archivos son Es para registrar los datos generados en esta gestión, de modo que la gestión del proyecto se pueda llevar a cabo de manera ordenada. Es una fuente importante de información para las empresas de construcción. Los archivos ilustran la calidad del proyecto y brindan información sobre la construcción y el costo. gastos y el uso de materiales y equipos de construcción para el estado de la construcción del proyecto, etc., para proporcionar una base para que el departamento de gestión del proyecto ajuste las medidas de gestión. Al mismo tiempo, los archivos son un activo importante de una empresa constructora y un reflejo importante de su proceso de desarrollo.
3. Características de los expedientes de proyectos de infraestructura
(1) Muchas unidades y departamentos involucrados
Las unidades involucradas en proyectos de infraestructura incluyen: licencias administrativas, diseño, encuesta, licitación, construcción, supervisión, materiales, equipos y muchas otras unidades relacionadas. Estos documentos e información provienen de diferentes unidades y departamentos. Esto requiere que todos los departamentos relevantes participen activamente en la recopilación y el archivo de los documentos y la información del proyecto de acuerdo con las regulaciones pertinentes. sobre la gestión de documentos e información Con respecto a la gestión y la gestión, el personal de gestión de archivos debe trabajar en estrecha colaboración con el personal de los departamentos pertinentes para desempeñar una función de supervisión y orientación.
(2) Una gran cantidad y muchos tipos de documentos y dibujos
En cada etapa se generará una gran cantidad de documentos y materiales Además de los documentos en papel más comunes. hay muchos otros tipos de información, tales como: fotografías, videos, información de texto original de archivos electrónicos que reflejan el progreso real del proyecto de ingeniería; la profesionalidad se refleja en la clara profesionalidad en el campo de formación y la naturaleza del contenido de los archivos de infraestructura; el conjunto completo de proyectos de ingeniería de infraestructura se lleva a cabo con el propósito de proyectos de ingeniería independientes, y una serie de documentos relacionados se forman periódicamente con el progreso de los proyectos de infraestructura, lo que significa que tiene una gran usabilidad práctica y puede jugar; un papel eficaz durante un largo período de tiempo. Estos documentos son información importante en todo el proyecto y tienen un gran valor de uso. Si los archivos del proyecto no se recopilan por completo, se organizan de manera irregular y se guardan de manera insegura, afectarán directamente la máxima efectividad del proyecto de construcción y traerán consecuencias negativas para la reconstrucción futura del proyecto. y expansión.
(3) El período de formación de documentos es largo
Es bien sabido que el período de construcción de proyectos de infraestructura es largo, especialmente el período de construcción de proyectos de ingeniería grandes y medianos es Es posible que se necesiten varios años para completarse y aceptarse. Un proyecto de infraestructura completo debe pasar por múltiples etapas, como establecimiento del proyecto, diseño, construcción, supervisión, adquisiciones y aceptación de finalización. Los documentos generados durante este proceso deben pasar por las autoridades competentes, unidades de construcción, unidades de construcción, unidades de supervisión y adquisiciones. unidades y unidades de diseño Por lo general, se necesitan varios años para implementar múltiples departamentos, lo que trae muchas dificultades al trabajo de gestión de colecciones.
IV. Estado actual de los expedientes de proyectos de infraestructura
Con el rápido desarrollo de la construcción económica, el número de expedientes de proyectos de infraestructura en diversas unidades ha aumentado significativamente, lo que refleja cada vez más su importancia. También ha recibido cada vez más atención por parte de los líderes de todos los niveles.
(1) La unidad de construcción y el personal de gestión de archivos no prestan suficiente atención
En la construcción del proyecto, la tarea principal es fortalecer la gestión de la construcción del proyecto y garantizar la calidad del Proyecto y dentro del período de construcción especificado. Completo, para la gestión de archivos de infraestructura, la mayor parte del personal es temporal, y sus departamentos también se establecen temporalmente de acuerdo con las necesidades del proyecto. La dirección no le presta atención y cree que no es necesario gastar. dinero y tiempo en la gestión de archivos. Algunos ni siquiera prestan atención a la recopilación de datos y se pierden dondequiera que se utilicen; la gestión es caótica y no se pueden encontrar datos cuando se transfiere personal; algunos proyectos no tienen personal de gestión dedicado al comienzo de la construcción; y luego recopilar y organizar datos una vez finalizados, lo que resulta en omisiones e inexactitudes de los datos, etc.
(2) La gestión de expedientes de proyectos de infraestructura carece de orientación política
Los cambios en la operación de los proyectos de infraestructura y los cambios en los derechos de gestión de la empresa traerán problemas a la gestión de los expedientes de proyectos de infraestructura Han llegado nuevos temas, los archivos tienen más contenido y sus connotaciones son más amplias. Hay tareas pero no implementación; hay formas pero no efectos. El esquema de clasificación imperfecto y los números de archivo no únicos de los documentos archivados no favorecen el ajuste oportuno de los archivos del proyecto durante la aceptación ni la búsqueda y utilización de archivos de proyectos futuros
(3) Falta de un archivo profesional personal de gestión
En la actualidad, la mayoría del personal de gestión de archivos en proyectos de infraestructura es transferido temporalmente y no ha recibido una formación sistemática en gestión de archivos. Por lo general, carecen de conocimientos profesionales sobre archivos, no están familiarizados con el negocio y no pueden hacerlo. Recopilar, clasificar, organizar y almacenar archivos de manera estandarizada. Los archiveros tienen demasiados trabajos a tiempo parcial y se encuentran en condiciones de afrontar el trabajo de archivo, y sólo buscan apresuradamente cuando es necesario. Las unidades de construcción carecen de talentos que comprendan tanto la experiencia en archivos como la gestión de proyectos. El personal con experiencia en archivos no puede permanecer en puestos de gestión de archivos durante mucho tiempo por diversas razones. Además, debido a la naturaleza profesional de los archivos y proyectos de infraestructura, el personal de ingeniería y los archiveros no comprenden los conocimientos técnicos y profesionales ni los procedimientos de trabajo de los demás, y carecen de la capacidad práctica para gestionar archivos de ingeniería, lo que dificulta la recopilación, disposición y archivo. de archivos de proyectos de infraestructura fuera de plazo.
V. Sugerencias y Contramedidas para la Gestión de Archivos de Proyectos de Infraestructura
(1) Establecer y mejorar el mecanismo de gestión de archivos
1. Desde el establecimiento de un proyecto de construcción, primero es necesario establecer un departamento de gestión de archivos relevante y asignar personal dedicado y profesional para recopilar, aceptar, organizar y analizar los datos generados durante la construcción del proyecto. Los líderes del departamento de archivos deben asumir las responsabilidades pertinentes. Responsabilidades, Gestionar el trabajo diario del departamento de archivos. En segundo lugar, establecer y mejorar el mecanismo de gestión de archivos, limitar y supervisar el trabajo de gestión de archivos y aclarar el contenido, los principios y las responsabilidades del trabajo de gestión de archivos en el sistema. Para el responsable del departamento de archivos, es necesario fortalecer activamente la comunicación y coordinación con los distintos departamentos involucrados en la construcción del proyecto, obtener información oportuna sobre el trabajo de cada departamento y al mismo tiempo abrir canales convenientes para el trabajo de recopilación de archivos y Proporcionar un buen entorno para el trabajo de archivos, garantizando así la autenticidad y confiabilidad de la recopilación de archivos y promoviendo el progreso rápido y sin problemas de la construcción del proyecto.
2． Para el trabajo de recopilación de archivos del proyecto, es fundamental que los archiveros con cualidades profesionales recopilen los archivos. Hay ciertas diferencias en la autenticidad y el valor de los materiales generados por el proyecto. Por lo tanto, en el trabajo de recopilación, se necesita personal calificado. Después de recopilar los datos, deben clasificarlos y organizarlos. Este enlace es el trabajo más tedioso y requiere que el personal tenga paciencia. analice los datos, convierta los datos relevantes en gráficos o tablas y analice la información oculta en los archivos. Una vez que el líder del proyecto confirme que es correcta, los archivos se almacenarán en los archivos para su custodia.
3. El trabajo de gestión de archivos debe sincronizarse con la construcción del proyecto. Durante la construcción de proyectos de ingeniería, seguirán surgiendo nuevas situaciones y nuevos problemas. Como base importante para registrar el progreso de la construcción de proyectos de ingeniería, la gestión de archivos desempeña un papel vital en la gestión de proyectos. La gestión de archivos debe estar estrechamente relacionada con la construcción de ingeniería. La sincronización no solo puede reflejar los problemas en la construcción del proyecto de manera oportuna, sino que también puede proporcionar datos para resolver los problemas del proyecto, formulando así soluciones científicas y razonables, de modo que la construcción del proyecto pueda evitar lagunas en el tiempo y avanzar sin problemas.
Lo más importante es que en el trabajo de aceptación del proyecto, el trabajo de gestión de archivos se lleva a cabo simultáneamente con el proyecto y los datos de aceptación se registran verdaderamente. Si hay un problema en el proyecto, se puede encontrar la causa del problema. el archivo y el proyecto pueden ser inspeccionados y mantenidos de manera oportuna. Si el trabajo de archivo no se lleva a cabo sincrónicamente con la construcción del proyecto, se perderán algunos datos durante la construcción del proyecto, lo que no favorece el trabajo de aceptación una vez finalizado el proyecto. Si hay problemas con el proyecto, surgirán disputas de responsabilidad. , lo que resulta en la imposibilidad de recuperar los fondos del proyecto. Esto trae muchos problemas a ambas partes del proyecto.
4. Haz un buen trabajo en el análisis de archivos. El personal de gestión de archivos necesita recopilar y organizar datos durante la construcción del proyecto. Después de clasificarlos, deben analizar los archivos para proporcionar datos precisos y confiables para la construcción del proyecto, aprovechar al máximo el valor del trabajo de archivo y explicar la calidad del proyecto. los datos, lo que mejorará la confianza entre la empresa constructora y los propietarios de los hogares y mejorará una buena imagen de la empresa constructora.
(2) Mejorar el conocimiento de los archivos, cambiar los conceptos tradicionales y establecer conceptos científicos.
Los archivos desempeñan un papel importante en la construcción de proyectos y los departamentos de gestión de proyectos deben prestar más atención a la gestión de archivos. , equipado con personal de archivo profesional para la construcción del proyecto. Con el rápido desarrollo de la economía social, la gestión de archivos también ha experimentado cambios importantes. La tecnología informática se ha utilizado ampliamente y también se han utilizado equipos de prueba y análisis relacionados. Al mismo tiempo, se han utilizado los conceptos, métodos y métodos de la gestión de archivos. también ha sido actualizado. Los talentos de los archivos se han convertido en una fuerza importante en la gestión de archivos. Para analizar los datos de los archivos, es necesario contar con talentos altamente calificados para obtener resultados de análisis profesionales y científicos. Por lo tanto, el líder del proyecto debe mejorar los archivos de acuerdo con el desarrollo de la conciencia de la gestión. , cambiando los conceptos tradicionales de gestión y estableciendo conceptos de gestión de archivos científicos.
(3) Reforzar la formación profesional del personal de gestión de archivos para mejorar su calidad integral
Reforzar la formación profesional del personal de gestión de archivos y ampliar los conocimientos del personal de gestión de archivos son la clave para mejorar el nivel de gestión de archivos de infraestructura de manera importante. Fortalecer la formación del personal, en primer lugar, fortalecer la formación de conocimientos teóricos del personal y mejorar su nivel teórico, en segundo lugar, fortalecer la capacidad de trabajo del personal y su trabajo ideológico y político, a fin de mejorar su capacidad de trabajo y su sentido de identidad. responsabilidad, optimizar la estructura del conocimiento y ampliar la base de conocimiento. Al mismo tiempo, es necesario tener un buen nivel de gestión científica para satisfacer las necesidades de la gestión de archivos empresariales moderna.
(4) El departamento de archivos debe participar en la aceptación de finalización.
Una vez completada la construcción del proyecto, el proyecto debe ser aceptado como departamento de archivos, el trabajo de aceptación y el proyecto. La información es un componente importante de los archivos. En parte, el departamento de archivos necesita recopilar, organizar y almacenar diversa información sobre el trabajo de aceptación, y debe registrar los datos en el sitio de aceptación, y prestar atención a datos técnicos confiables y procedimientos de firma completos, especialmente cambios de diseño y varios registros de prueba si cumple con las regulaciones relevantes y si los registros durante la operación de prueba están completos y completos, etc. En segundo lugar, se debe prestar especial atención a si los planos de diseño de ingeniería de construcción son consistentes con los planos una vez finalizados. Por lo tanto, en el trabajo de evaluación, es necesario aclarar responsabilidades y obligaciones, aprovechar plenamente el papel de los técnicos y supervisores de ingeniería y garantizar la exactitud de los documentos y materiales archivados. La unidad de supervisión también debe realizar un control de calidad para determinar si los datos de construcción archivados son consistentes con la entidad del proyecto, especialmente la revisión de los planos conforme a obra, los avisos de cambios de diseño y el diseño de la organización de la construcción. Para proyectos que no tengan planos de construcción preparados de acuerdo con los archivos o que tengan defectos graves en los archivos del proyecto, rechazaremos resueltamente la aceptación de finalización. Nos aseguraremos de que la aceptación de finalización y los documentos directamente relacionados con la construcción del proyecto se recopilen en su totalidad y. por completo y brindar servicios de archivo para la producción y construcción de la empresa.
(5) Preste atención a la colección de archivos de audio y video.
Los archivos de audio y video de proyectos de infraestructura incluyen la apariencia original del discurso, la ceremonia de apertura, la revisión del diseño y los elementos ocultos. proyectos, entrega de proyectos, aceptación de finalización, grabaciones, videos, CD, fotografías, etc. de importantes accidentes de calidad de ingeniería, líderes y figuras famosas que participan en importantes actividades oficiales, actividades de asuntos exteriores, negociaciones de asuntos exteriores relacionadas con el proyecto, registro de la topografía y accidentes geográficos de la ubicación del proyecto, etc.
(6) Gestión de la seguridad de los archivos del proyecto
El trabajo de gestión de los archivos de la infraestructura generalmente se realiza en el sitio de construcción o en un espacio de oficina alquilado temporalmente. La seguridad de los archivos es la principal prioridad del trabajo de los archivos.
1. Establecer y mejorar el sistema de responsabilidad para garantizar la seguridad del trabajo de archivos de infraestructura. En el trabajo real de gestión de archivos de infraestructura, debemos implementar un sistema de responsabilidad, asignar tareas, fortalecer la supervisión de la ejecución de las tareas y garantizar la seguridad de los archivos. ejemplo para garantizar que el trabajo de seguridad de los archivos se lleve a cabo sin problemas. La realización de inspecciones especiales de la seguridad de los archivos es un paso importante para garantizar la seguridad de los archivos.
2． Fortalecer la gestión y sensibilizar. Lleve a cabo periódicamente inspecciones especiales de las instalaciones a prueba de humedad e inundaciones, las instalaciones contra incendios, las líneas eléctricas, las instalaciones antirrobo, los lugares de información electrónica, las condiciones de almacenamiento de documentos electrónicos y las instalaciones y el entorno de equipos circundantes del almacén de archivos para garantizar la seguridad e integridad de los archivos.
En resumen, en los proyectos de construcción, los archivos de infraestructura sirven como una base importante para que las empresas constructoras gestionen la construcción y el personal del proyecto. Registran todos los aspectos de la construcción del proyecto y son un importante poder cultural en el proceso de desarrollo. de las empresas, encarna la imagen y la competitividad central de una empresa de construcción, por lo tanto, debemos prestar especial atención al trabajo de los archivos de infraestructura, formular e implementar el sistema de gestión de archivos de infraestructura, mejorar la calidad del personal y fortalecer la gestión de la infraestructura. trabajo de archivos y establecer un sistema de gestión científica, a fin de aprovechar plenamente el papel y el valor del trabajo de infraestructura de archivos.
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