¿Qué significa oa? ¿Sistema de oficina? ¿Cómo escribirlo en inglés?
No existe una definición unificada de ofimática. Todas las nuevas tecnologías, nuevas máquinas y nuevos equipos utilizados en las oficinas tradicionales pertenecen al campo de la ofimática.
Por lo general, la actividad principal de la oficina es procesar una gran cantidad de documentos, borradores de documentos, avisos y diversos textos comerciales, aceptar documentos externos para archivarlos, consultar archivos del departamento y documentos externos y generar copias de documentos. Por lo tanto, el uso de tecnología de procesamiento de textos por computadora para producir y almacenar diversos documentos, el uso de otros equipos avanzados, como fotocopiadoras, máquinas de fax, etc., para copiar y transmitir documentos, o el uso de tecnología de redes informáticas para transmitir documentos, son características básicas de la oficina. automatización.
La oficina es donde los líderes de diversas industrias toman decisiones. Los órganos rectores toman decisiones y dan instrucciones. Además de la comunicación de documentos, el trabajo más profundo es en realidad la recopilación, almacenamiento, recuperación, procesamiento y análisis de información para tomar decisiones y pasar las decisiones como información a agencias subordinadas o unidades colaborativas o unidades relacionadas con el negocio.
La tecnología OA (Office Automation) se divide en tres niveles diferentes: el primer nivel se limita a la aplicación de herramientas auxiliares como procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos en una sola máquina o en una simple área local pequeña. red, generalmente llamada Es un sistema de ofimática transaccional.
Con la madurez de las tres tecnologías pilares centrales: la tecnología de comunicación de redes, la tecnología informática y la tecnología de bases de datos, la automatización de oficinas en todo el mundo ha entrado en una nueva etapa, en la que el sistema tiene cuatro nuevas características:
p >(1) Puntos. La integración de software, hardware y productos de red, la integración de personas y sistemas, y la integración de un único sistema de oficina y sistemas de información pública social constituyen un sistema abierto "perfectamente integrado".
(2) Inteligencia. Para los asuntos diarios, ayuda a las personas a completar tareas inteligentes, como el reconocimiento de caracteres chinos, la comprensión y el procesamiento profundo de documentos oficiales, la asistencia en la toma de decisiones, la gestión de accidentes, etc.
(3) Multimedia. Incluyendo procesamiento integral de números, texto, imágenes, sonidos y animaciones.
(4) Utilizar el intercambio electrónico de datos. A través de las redes de comunicación de datos, las computadoras se intercambian y procesan automáticamente. Este nivel incluye el sistema OA de gestión de la información y el sistema OA de toma de decisiones.
En Office OA, las aplicaciones más comunes incluyen procesamiento de textos, composición tipográfica electrónica, procesamiento de hojas de cálculo, inicio de sesión para envío y recepción de archivos, gestión de documentos electrónicos, gestión de horarios de oficina, gestión de personal, estadísticas financieras, procesamiento de informes y gestión personal. espera de la base de datos. Estas aplicaciones de procesamiento de transacciones de oficina de uso común se pueden convertir en paquetes de software de aplicación. Las diferentes aplicaciones del paquete pueden llamarse entre sí o compartir datos para mejorar la eficiencia del procesamiento de transacciones de oficina. El paquete de software de procesamiento de transacciones de oficina debe ser versátil para ampliar su alcance de aplicación y mejorar su valor de uso.
Además, se pueden utilizar una variedad de subsistemas OA a nivel de transacciones de oficina, como sistemas de publicación electrónica, sistemas de gestión de documentos electrónicos, sistemas inteligentes de recuperación de chino (como sistemas de recuperación de texto completo), sistemas ópticos. Sistemas de reconocimiento de caracteres chinos y sistemas de identificación de voz chinos, etc. En las industrias de servicios públicos, empresas y otros negocios, cada vez hay más casos en los que se utilizan computadoras para reemplazar el procesamiento manual, como la reserva de boletos, los sistemas de emisión de boletos, los sistemas de mostrador o ventanilla, los sistemas comerciales de ahorro bancario, etc.
La función del sistema OA transaccional o empresarial es manejar el negocio diario de la oficina y está directamente orientado a los trabajadores de oficina. Para mejorar la eficiencia de la oficina, mejorar la calidad de la oficina y adaptarse a los hábitos de oficina de las personas, se debe proporcionar un buen entorno operativo de oficina.
El sistema OA de gestión de la información es el segundo nivel. Con la creciente importancia de la utilización de la información, está aumentando la demanda de información completa en los sistemas de oficina que esté estrechamente relacionada con los objetivos comerciales de la unidad. El sistema de oficina de gestión de información es un sistema integral de procesamiento de información de oficina que combina estrechamente el sistema de oficina de transacciones (o negocios) con la información integral (base de datos). Una base de datos completa almacena la información necesaria para el trabajo diario de las unidades pertinentes.
Por ejemplo, en las agencias gubernamentales, esta información integral incluye políticas, decretos y regulaciones, así como documentos oficiales, cartas y otra información gubernamental de gobiernos superiores y agencias subordinadas; las bases de datos integrales de algunas agencias de servicios públicos incluyen toda la información integral relacionada con el servicio; proyectos; empresas y emprendimientos La base de datos integral incluye regulaciones industriales y comerciales, planes de negocios, dinámica del mercado, suministro y comercialización de negocios, estadísticas de inventario, información de usuarios, etc. Como agencia, empresa e institución gubernamental moderna, para optimizar el trabajo diario y mejorar la eficiencia y la calidad de la oficina, necesita esta base de datos integral para que la disfruten todos los departamentos. La base de datos se basa en el sistema OA a nivel de transacción y constituye un sistema OA de gestión de información.
El sistema OA de soporte a la decisión es el tercer nivel. Es un sistema OA basado en la gestión de la información. Utiliza la información proporcionada por el sistema integral de base de datos para construir o seleccionar un modelo digital de toma de decisiones para el tema que requiere la toma de decisiones, y combina condiciones internas y externas para ejecutar el programa de toma de decisiones por computadora y tomar las decisiones correspondientes.
El sistema de ofimática a nivel de transacciones, el sistema de ofimática a nivel de gestión de la información y el sistema de ofimática a nivel de soporte de decisiones son tres niveles funcionales en un sistema de ofimática generalizado o completo. La interrelación entre los tres niveles funcionales se puede realizar llamando a módulos de programa y medios de comunicación de red de datos informáticos. El significado del sistema OA integrado es utilizar sistemas modernos de comunicación de redes informáticas para integrar tres niveles de sistemas OA en un sistema OA completo, haciendo que el flujo de información de la oficina sea más razonable y reduciendo muchos pasos innecesarios de ingresar información repetidamente para mejorar el sistema general de Office. eficiencia. La ventaja de un sistema OA integrado y en red es que no sólo puede hacer que la operación de información de la oficina dentro de la unidad sea más compacta y efectiva, sino que también facilita el intercambio de información con el mundo exterior, ampliando el alcance del intercambio de información y estableciendo una oficina remota. organización del intercambio de información entre ellos de forma más cómoda y rápida, pudiendo integrarse en recursos de información de alcance mundial.
Los sistemas OA a nivel de transacciones se denominan sistemas de automatización de oficinas ordinarios, y los sistemas OA a nivel de gestión de la información y los sistemas OA a nivel de soporte de decisiones se denominan sistemas de automatización de oficinas avanzados.
Por ejemplo, la oficina del gobierno municipal a menudo recopila varios documentos presentados por varios gobiernos de distrito y condado y otras agencias de forma regular o irregular, y luego los almacena en diferentes archivos en diferentes categorías y los entrega. a los líderes relevantes para su lectura y procesamiento. Los documentos revisados se guardarán adecuadamente para referencia futura. Los líderes toman decisiones después de estudiar varios documentos y, por lo general, devuelven las instrucciones de procesamiento a los subordinados en forma de documentos. Este proceso es un proceso típico de oficina. En este proceso, el archivo en sí es información y su transferencia es el proceso de transferencia de información. Sin embargo, cabe señalar que cuando los líderes analizan y toman decisiones, es posible que tengan que revisar, encontrar una gran cantidad de información relevante y consultar investigaciones antes de tomar decisiones. Por tanto, la consulta, el análisis y la toma de decisiones de materiales relevantes también son procesos de procesamiento de información.
Por ejemplo, el gobierno del distrito de Dongcheng de Beijing presentó un documento solicitando la construcción de edificios públicos en una zona determinada y solicitó su aprobación. El documento fue trasladado a los organismos competentes del municipio. Después de que los líderes municipales relevantes lean el documento, deben encontrar los documentos y regulaciones de la ciudad sobre planificación de edificios, y deben estudiar el presupuesto de la ciudad y muchos otros materiales de referencia antes de decidir si están de acuerdo o en desacuerdo. La información de la decisión se enviará al gobierno del distrito de Dongcheng en forma de documentos o notificaciones.
En este ejemplo, la información se transmite y procesa en forma de archivos; las leyes y regulaciones relevantes que los líderes verifican y consultan también son información y datos. Estudiar el proceso de toma de decisiones, principalmente la voluntad del líder. Sin embargo, el análisis objetivo de la información puede conducir a varias alternativas. En todo este proceso, si se utiliza una computadora para procesar los archivos que van y vienen, se puede decir que es un nivel preliminar de automatización. Si las computadoras pueden usarse para consultar diversos datos, esto es una mayor automatización. Si la computadora analiza automáticamente la información sobre este evento y proporciona automáticamente varias decisiones posibles para que las adopten los tomadores de decisiones, será un nivel más profundo de ofimática con el concepto de inteligencia artificial.
Análisis más detallado de este ejemplo, si el sistema de oficina informática del gobierno municipal, el sistema de base de datos de información sobre regulaciones del gobierno municipal y el sistema de gestión financiera del gobierno municipal son un sistema integrado y unificado, y la computadora recupera automáticamente información de la agencia de Los sistemas pertinentes, este sistema es un mayor nivel de integración de la ofimática.
Además, si el sistema de oficinas del gobierno municipal y el sistema de oficinas del gobierno distrital son un sistema de red informática integrado que puede transmitir información a través de la red y procesar negocios de forma remota, entonces este es un sistema de automatización de oficinas en red adicional.
Por tanto, el sistema ofimático en sí es un sistema multinivel. A todos los niveles se puede decir que parte del negocio de ofimática se ha realizado. Partiendo de la automatización más básica, poco a poco se van formando sistemas de automatización más avanzados con diferentes tecnologías.
Expertos chinos presentaron la definición de automatización de oficinas en el primer seminario nacional de planificación de automatización de oficinas: utilizar ciencia y tecnología avanzadas para materializar algunas actividades comerciales de oficina en diversos equipos de oficina modernos distintos de personas, y personas y equipos técnicos. constituye un sistema de procesamiento de información hombre-máquina que sirve para ciertos fines comerciales de oficina.
Las personas son el primer elemento del sistema, es decir, el elemento principal de la oficina es el personal, incluyendo todo tipo de personal. Al papel de las oficinas tradicionales, ahora se suma algún personal profesional y técnico que gestiona los equipos, como ingenieros informáticos y otro personal de mantenimiento de equipos.
El equipamiento técnico, los ordenadores son otro factor.
En el equipo existen diversas máquinas, como ordenadores, fotocopiadoras, plantillas, teléfonos, faxes, equipos de red, CD, etc. Estos dispositivos se denominan colectivamente dispositivos de hardware o hardware. Varios equipos de información también requieren software para administrar el equipo, como sistemas operativos de computadora, sistemas operativos de red, software de procesamiento de textos, software de programas de trabajo especiales, etc. , que se detallará en otros capítulos.
Evidentemente, el sistema hombre-máquina de la ofimática, humanos y máquinas, son indispensables. En cuanto al equipamiento, es necesario contar con el hardware y el software necesarios. También podemos pensar en el sistema de automatización de oficinas como un sistema para que los humanos procesen información, un nuevo concepto después de que los humanos ingresen a la era de la información.