Principales problemas existentes en el sistema colaborativo de gestión de oficinas de Xinjie OA;
Todos los procesos se pueden tramitar y aprobar online. Los empleados de todo el país completan solicitudes en línea y los líderes relevantes son notificados automáticamente. Siempre que los líderes de todos los niveles tengan acceso a Internet, podrán procesar las solicitudes enviadas en cualquier momento y lugar.
Elija el sistema de gestión de oficina colaborativa OA de Seagate para resolver los siguientes problemas en las empresas:
1. Establecer espacios eficaces de divulgación y comunicación de información, como anuncios, foros, normas y reglamentos, noticias, etc. , promover intercambios técnicos y anuncios que se difundirán ampliamente entre los empleados de empresas e instituciones, para que los empleados puedan comprender las tendencias de desarrollo de sus unidades.
2. Realizar la automatización del flujo de trabajo. Esto implica monitorear y rastrear en tiempo real el proceso de circulación, resolver el problema del trabajo colaborativo entre múltiples puestos y departamentos y lograr una colaboración eficiente. Cada unidad tiene una gran cantidad de trabajo procesal, como procesamiento de documentos, envío y recepción de documentos, aprobaciones diversas, solicitud de instrucciones, informes, etc. , son todas tareas procesales. Al automatizar el flujo de trabajo, se pueden estandarizar diversas tareas y se puede mejorar la eficiencia del trabajo colaborativo entre unidades.
3. Realizar la automatización de la gestión del conocimiento. En el modo tradicional de oficina manual, es muy difícil guardar, compartir, usar y reutilizar documentos. En caso de operación manual, es difícil recuperar documentos. La automatización de oficinas hace que varios documentos sean electrónicos. Los documentos se pueden guardar en forma de archivadores electrónicos y usarse y compartirse según los permisos. Después de que una empresa implementa la automatización de oficinas, por ejemplo, cuando un nuevo empleado llega a una determinada unidad, siempre que el administrador le registre una identificación y le dé una contraseña, podrá ver en Internet todo tipo de conocimientos acumulados dentro de la empresa. dentro del alcance de la autoridad que coincide con su identidad, se han reducido muchos vínculos de capacitación.
4. Oficina auxiliar. Con nuestro trabajo diario de oficina se combinan diversas oficinas auxiliares, como gestión de conferencias, gestión de vehículos, etc., para realizar la automatización de estas oficinas auxiliares.
5. Lograr el trabajo colaborativo. Admite el modo de oficina móvil y de sucursales múltiples y entre regiones. Hoy en día, la distribución geográfica se está generalizando cada vez más y las oficinas móviles y las oficinas colaborativas se han convertido en una necesidad urgente, para que el personal relevante pueda obtener información general de manera efectiva y mejorar la velocidad de respuesta general y la capacidad de toma de decisiones.
Con el fortalecimiento de la tecnología de la información, el modelo tradicional de toma de decisiones no ha podido adaptarse durante mucho tiempo a la sociedad de la información en constante cambio, mejorando la eficiencia del trabajo, acelerando la comunicación interna de información y liderando la toma de decisiones rápidamente. y con precisión requiere una ofimática rápida y eficaz. El sistema lleva a cabo una serie de comunicaciones eficaces.
El sistema de gestión de oficina colaborativa Xinjie OA se basa en los principios de simplicidad, aplicabilidad y eficiencia, satisface las necesidades reales de empresas e instituciones, implementa un diseño de producto universal, estandarizado, inteligente y humanizado, que incorpora plenamente la empresa. La idea central de la gestión estandarizada de las instituciones públicas y la mejora de la eficiencia de la oficina proporciona a los usuarios un conjunto de soluciones estándar de automatización de oficinas para ayudar a las empresas e instituciones a establecer rápidamente un entorno de oficina conveniente y estandarizado, mejorar el nivel de gestión y aplicación de la información de las empresas e instituciones. y reducir costos.
① Potentes funciones: docenas de módulos funcionales, que cubren oficina personal, gestión empresarial e institucional, área de colaboración, comunicación, aplicaciones comerciales, etc. , con un diseño flexible y un alto grado de personalización, puede satisfacer al máximo las necesidades de oficina de empresas e instituciones.
②Simple y fácil de usar: el diseño de la interfaz humanizada tiene múltiples modos de operación y navegación. No se requiere capacitación especial. Siempre que esté familiarizado con él, podrá adaptarse rápidamente al entorno de oficina sin papel.
③Instalación y mantenimiento sencillos: las herramientas únicas y sencillas de instalación rápida y copia de seguridad y recuperación de datos se pueden completar fácilmente sin técnicos especializados.
④Seguro y confiable: se puede realizar una copia de seguridad y restaurar los datos, y un perfecto control de permisos garantiza la confidencialidad de la divulgación y transmisión de la información.
⑤ Rendimiento estable: arquitectura B/S, el servidor web utiliza IIS (Internet Information Server), base de datos MSSQL, plataforma del sistema operativo Windows, rendimiento estable, velocidad rápida y gran capacidad.
⑥Servicios perfectos: sistema de servicios científicos; servicios como correo electrónico, teléfono, mensajería instantánea, área de atención al usuario, documentos de conocimiento, etc.
⑦ Rendimiento de alto costo: una pequeña inversión puede traer beneficios.
Utilizando la plataforma del sistema de gestión de oficina colaborativa Xinjie OA, todos los procesos corporativos se pueden procesar y aprobar en línea. Los empleados de todo el país completan solicitudes en línea y los líderes relevantes son notificados automáticamente.
Siempre que los líderes de todos los niveles tengan acceso a Internet, podrán procesar las solicitudes enviadas en cualquier momento y lugar. La función de definición de procesos backend puede estandarizar varios procesos comerciales dentro de la empresa, evitar la interferencia de factores humanos en los procesos comerciales y facilitar en gran medida la gestión estandarizada de los negocios internos por parte de los líderes.
Pasos y medidas específicos para la implementación del sistema de gestión de oficina colaborativa Xinjie OA
El sistema de gestión de oficina colaborativa OA puede gestionar de forma integral la empresa, cubriendo todos los procesos de negocio gestionados por la empresa, incluidos los corporativos. Flujo de capitales, Gestión integral e integrada de la logística y el flujo de información. La implementación es un proyecto sistemático que involucra muchas variables y factores incontrolables. Por lo tanto, debemos tener como guía un método científico, estandarizar estrictamente nuestro proceso de implementación y evitar el impacto de factores incontrolables para lograr los mejores resultados. De acuerdo al modelo de gestión de nuestra empresa, se formula especialmente el siguiente plan de implementación:
Fase 1: Implementación de la fase de investigación previa.
1. Realizar encuestas en varios departamentos para comprender los requisitos de cada departamento para la implementación de OA y las habilidades operativas informáticas de los usuarios.
2. Establecer un equipo de implementación para el proyecto OA para cooperar con el trabajo del proveedor de OA.
La segunda etapa: etapa de preparación de la implementación
Esta etapa es muy importante y está relacionada con el éxito o el fracaso de la implementación de OA. El trabajo en esta etapa es principalmente: 1. Capacitación de administradores de sistemas.
Los proveedores de OA deben proporcionar capacitación sobre sistemas a los administradores de sistemas.
2. Convocar una reunión de lanzamiento del proyecto OA.
Tarea: Aclarar la importancia de la implementación de OA y explicar los factores clave para una implementación exitosa de OA. Además de los miembros del equipo del proyecto y el personal relevante, a la reunión de inicio del proyecto también deben asistir los altos directivos de la empresa.
Contenido principal: El principal responsable de la empresa movilizará el proyecto y explicará las expectativas de la reforma de la gestión de la empresa y la determinación de la dirección. Coopere activamente con varios departamentos y presente requisitos específicos para los proveedores de OA. Comunicar la composición del equipo de proyecto de nuestra empresa. El proveedor de OA explica la importancia y los riesgos de implementar OA y anuncia los miembros del equipo del proyecto de implementación. Determinar el plan de implementación del OA. En la reunión inicial, el proveedor de OA debe proponer un plan de implementación de OA y un plan de implementación, comunicarse completamente con el equipo de proyecto de nuestra empresa y finalmente determinar el plan de implementación de OA.
3. Desarrollar un plan de progreso de implementación.
Tarea: El proveedor de OA desarrollará un plan de implementación y lo actualizará y mantendrá de manera oportuna de acuerdo con nuestra situación durante el proceso de implementación de OA.
Contenido principal: el proveedor de OA formula un cronograma de implementación basado en la investigación preliminar y las actas de la reunión inicial de OA, que sirve como referencia para que los líderes de la empresa asignen recursos y determinen el progreso general de OA. El cronograma de implementación servirá como cronograma estándar para el trabajo de ambos equipos del proyecto. A menos que existan fuerzas mayores y otros factores, el plan de implementación no se puede cambiar.
4. Determinar la organización de implementación del proyecto
Responsabilidades y requisitos de los miembros del equipo del proyecto: fuerte capacidad de aplicación informática y capacidad de comprensión y aceptación de los procesos comerciales y las necesidades del departamento o; compañía.
Gerente de Proyecto: Responsable de los arreglos de coordinación e implementación con los proveedores de OA durante la implementación de este proyecto, dominando el progreso de la implementación del proyecto, confirmando los informes de implementación relevantes, los resultados y los registros de trabajo de los consultores de implementación presentados por los proveedores de OA y los participantes; importante etapa de implementación.
La tercera fase: fase de construcción del proyecto
1. Instalación del sistema y configuración inicial
Instale el software OA en el servidor de la empresa y realice la configuración inicial. El software OA puede ejecutarse normalmente.
2. Registrar un usuario y establecer una organización.
Regístrese como usuario de OA y construya una organización basada en el organigrama de la empresa.
3. Investigación de procesos de negocio
La investigación de procesos de negocio es un paso clave en la implementación. En el proceso de investigación y análisis, el implementador debe comenzar primero con los detalles para comprender los procedimientos operativos de los diversos negocios de la empresa y los diversos documentos involucrados, así como también cómo se transfieren los documentos entre departamentos y cuáles son las responsabilidades del personal en cada puesto. Qué hace cada persona, etc. , es decir, la investigación debe ser lo suficientemente detallada como para comprender el procesamiento comercial de la empresa. Sólo así se podrá implementar el software de manera específica y se podrá formular un plan de implementación detallado.
El implementador también debe tener una comprensión general del proceso de investigación de software. En otras palabras, el implementador no puede limitarse a un procesamiento comercial específico, sino que debe analizar el proceso comercial general y descentralizar varios departamentos. Se combina en un todo y los negocios inconexos se conectan, lo que requiere que el implementador alcance una cierta altura. Sólo así podrán comprender el proceso de investigación y análisis desde una perspectiva macro y garantizar la finalización sin problemas de esta etapa del trabajo.
4. Personalización del módulo principal
Personalice varios formularios necesarios para los procesos comerciales; logre procesos comerciales fluidos y satisfaga las necesidades reales.
5. Personalización de módulos auxiliares
Completar la personalización de cada módulo auxiliar del sistema.
6. Depuración del sistema
Basado en dominar básicamente las funciones del software, el equipo del proyecto ingresa varios datos necesarios en el sistema y realiza simulaciones reales para identificar problemas irrazonables. en el plan de implementación. Proponer soluciones y realizar ajustes oportunos.
La cuarta fase: fase de preparación para la transferencia
1. Capacitación en OA
La capacitación en OA se divide en capacitación en liderazgo y capacitación general para usuarios. La capacitación en liderazgo requiere dominar el uso básico del sistema OA y comprender la configuración de permisos del sistema OA. La formación general de los usuarios requiere dominar el uso básico de los sistemas OA. Una vez finalizada la formación, los alumnos serán evaluados. Sólo después de aprobar la evaluación se podrá realizar el funcionamiento simulado del módulo del sistema.
2. Operación simulada
Nuestro personal capacitado operará el sistema OA para un uso de prueba y se familiarizará con el uso del software OA. Tome nuestro negocio real como ejemplo y ejecútelo en paralelo. El contenido incluye pruebas de confiabilidad del sistema, pruebas de seguridad, pruebas de corrección del funcionamiento de los datos, etc. Los problemas encontrados durante la operación paralela se resumen y registran en detalle en documentos.
La quinta etapa: aceptación de OA
Una vez que la implementación de OA entra en estado normal, se requiere la evaluación del desempeño y la aceptación de la implementación de OA.
Antes de la aceptación formal del proyecto, el proveedor de OA debe compilar los documentos de implementación del proyecto, formularios de implementación y otros documentos. Una vez completado el trabajo de preparación, el proveedor de OA nos enviará una solicitud de aceptación, confirmando la hora, el lugar y los participantes de la aceptación.
En la reunión de aceptación, es necesario presentar el proceso de implementación de OA y los resultados de la entrega en cada etapa, evaluar los resultados de la implementación de OA y finalmente completar el informe de aceptación, que será confirmado y firmado. por ambas partes.
Las etapas anteriores de la implementación del OA están estrechamente relacionadas. Si una etapa no se hace bien, no se apresure a pasar a la siguiente.
Durante todo el proceso de implementación del producto OA, también se debe enfatizar que la transformación gradual de roles en el proceso de implementación no la completa por completo el proveedor de OA. Cuando el trabajo de implementación alcanza un cierto nivel, los roles deben cambiarse conscientemente y completarse bajo la guía del proveedor de OA.