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Habilidades de redacción de documentos oficiales.

El alcance de los documentos oficiales amplios incluye diversos documentos, telegramas, declaraciones, documentos de reuniones, materiales de encuestas, registros, formularios de registro, etc. de agencias, grupos, empresas e instituciones. ¿Cómo redactar bien documentos oficiales? Ahora he compartido con ustedes las habilidades de redacción de documentos oficiales, con la esperanza de poder ayudarles.

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1. Título

El título de un documento oficial es un resumen preciso del contenido del mismo. Debe ser exacto y conciso. Suele estar redactado por la persona que expide el documento. Consta de tres partes: unidad, asunto y documento. Indica la fuente del documento, su contenido principal y su naturaleza y uso.

Para los documentos o documentos reglamentarios con encabezado, planos y resúmenes, avisos y notificaciones, se podrá omitir la unidad emisora, y en ocasiones solo podrán estar marcados con el tipo de documento, como por ejemplo "Aviso".

2. Número de emisión

Incluyendo código de agencia, número de año y número de secuencia. El propósito de escribir números de documentos es facilitar las estadísticas sobre la cantidad de documentos emitidos, facilitar la gestión de documentos y facilitar la presentación y la búsqueda. Se puede utilizar como nombre en clave para documentos oficiales al citar.

Por ejemplo, ¿Examen Ban Fa (1989) No. 6? representa el Documento No. 6 de 1989 de la Oficina General de la Comisión de Auditoría (Oficina) ¿Examen Ban Fa? Oficina General de la Comisión de Auditoría (Oficina), (1989) es el número del año y ?6? es el número de serie del documento.

Varias agencias emitieron conjuntamente un documento, indicando únicamente el número de documento emitido por la agencia patrocinadora.

La posición de la numeración, si hay encabezado del documento, se coloca debajo del título del encabezado del texto; si no hay encabezado del documento, se coloca a la derecha del título.

3. La agencia emisora principal

La agencia emisora principal es el objetivo principal del documento, es decir, la otra unidad que solicita patrocinar o responder a este documento. Determinar con precisión la principal autoridad emisora es la clave para determinar si el documento oficial puede procesarse a tiempo después de su emisión.

Las instrucciones, avisos, notificaciones, etc. emitidos a subordinados se denominan documentos oficiales generales, que pueden enviarse a más de una agencia, y todas las agencias subordinadas se envían a la agencia principal. Las instrucciones de solicitud de los superiores generalmente se envían a Escriba solo una agencia de presentación principal, no varias presentaciones principales. Si necesita enviarlas a otra agencia de nivel superior, puede utilizar el formulario de copia para evitar responsabilidades poco claras y demoras en el procesamiento. Los documentos públicos como avisos, anuncios, anuncios, etc. no tienen que estar escritos como la agencia de envío principal. Al publicarlos o enviarlos, se puede adjuntar un aviso o carta oficial por separado a la agencia de envío principal.

El órgano principal suele escribirse antes del texto principal, debajo del título y en el cuadro superior.

4. El texto principal

El texto principal es el cuerpo principal del documento oficial. Al solicitar instrucciones, se requiere cubrir un tema por artículo, no varios números por artículo. artículo.

La función del texto es plasmar directamente los principios y políticas del partido y del país y reflejar la intención del autor del documento. Que se pueda lograr el propósito de publicar un artículo depende principalmente de la redacción del texto principal. Por tanto, la redacción del texto principal debe tener un punto de vista claro, un contenido claro, conciso y fluido, y una puntuación precisa. El texto principal generalmente se escribe en una línea separada con dos espacios en blanco después de enviar el texto principal al órgano.

El texto generalmente se divide en tres partes: el principio, la mitad y el final. Existen algunas diferencias sutiles en la estructura del texto de diferentes tipos de textos.

Comience con una declaración clara, explicando brevemente el fundamento y los motivos del artículo, el propósito o la conclusión del artículo. En caso de respuesta, deberá citarse la fecha y el título de la comunicación.

La sección central es el cuerpo principal del documento. Debe explicar claramente la situación, los problemas y los requisitos según el propósito del documento y las políticas nacionales relevantes. Si hay mucho contenido, se puede expresar en secuencia, escribir en párrafos o indicar los elementos mediante números ordinales para hacerlos más llamativos.

El final debe ser conciso y claro, haciendo una petición a la otra parte y pidiendo una solución a un determinado problema. Las palabras finales deben escribirse de manera adecuada y apropiada de acuerdo con la relación entre el texto: para el texto anterior, puede usar "Es correcto el informe anterior, apruebelo", "Si el informe anterior no es inapropiado, apruebelo". , para texto paralelo, puede utilizar "Responder con esta carta", "Por la presente se notifica"; en el siguiente texto se suelen utilizar las siguientes palabras: "Espero cumplir con la implementación", "Esta respuesta", "; Esta orden" y otras palabras.

5. Autoridad emisora

La autoridad emisora, también conocida como firma, debe escribirse debajo y a la derecha del texto, dejando un espacio apropiado con el texto para sellar. El organismo emisor deberá indicar su nombre completo para demostrar seriedad y responsabilidad. Al escribir el nombre del líder de la agencia, se deberá nombrar por su cargo e identidad.

El sello es un certificado de que la autoridad emisora es responsable de que el documento oficial tenga vigencia. Debe implementarse de acuerdo con la Norma Nacional GB9704-88. Debe estar estampado de manera correcta y clara en la fecha del mismo. documento, de modo que la parte superior no abrume el texto principal y la parte inferior no. La fecha escrita se compone de 4 a 7 caracteres, año, mes y día, comúnmente conocida como "Qi Nian Gai Yue". Los documentos oficiales emitidos en grandes cantidades por agencias líderes utilizan el encabezado del documento en el formato prescrito y son entregados por la agencia, por lo que también son válidos sin sello.

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6. Fecha de emisión

La fecha de emisión es la hora de inicio en la que el documento entra en vigor El año. , mes y día deben estar completos. El año no se puede abreviar, por ejemplo, 1991 no se puede escribir como 91. La fecha de emisión de los documentos generalmente se basa en la fecha de emisión por parte del líder de la agencia; los documentos aprobados en la reunión se basan en la fecha de aprobación en la reunión; los documentos de rutina generales, como avisos, cartas, etc. en la fecha real de emisión; el cumplimiento normativo se basa en la fecha de aprobación del documento oficial, o El documento oficial estipula específicamente la fecha de entrada en vigor y la implementación al final. Por ejemplo, este reglamento entrará en vigor en la fecha. de promulgación.

La fecha de emisión está escrita al final del documento oficial, debajo de la autoridad emisora, y está ligeramente desplazada hacia la derecha.

7. Copiar y copiar

Las unidades de copia y copia se refieren a unidades relevantes que ayudan en la tarea o necesitan comprender el contenido de los documentos oficiales. El texto superior aparece como una copia, y el texto paralelo e inferior aparecen como una copia al carbón. Para mejorar la eficiencia del trabajo y ahorrar mano de obra y recursos materiales, debemos evitar las copias y los informes indiscriminados, pero también debemos evitar las omisiones en las copias y los informes, para evitar que el trabajo quede desarticulado y afecte la coordinación.

Los nombres de las unidades fotocopiadoras y fotocopiadoras se enumeran en la parte inferior de la última página del documento oficial. Para que quede limpio y hermoso, el periódico, la unidad de envío, la unidad de impresión y el tiempo de impresión al final del texto generalmente están separados por dos líneas, y el número de copias del documento se imprime al final.

8. Encabezado del documento

Los documentos formales generalmente tienen especificaciones unificadas, indicando el encabezado especial de la agencia emisora. La portada de la página está impresa con "documento (nombre de la organización)" en grandes caracteres rojos, con una línea roja debajo y una cinco estrellas roja en el medio. Los documentos de publicación, como los anuncios, normalmente no utilizan encabezado.

9. Anexos de documentos oficiales

Los materiales adjuntos al texto principal del documento oficial se denominan archivos adjuntos de documentos oficiales. Es una explicación complementaria o material de referencia del documento oficial y una parte importante del documento oficial, pero no todos los documentos oficiales tienen archivos adjuntos.

El nombre completo y el número de anexos de un documento oficial deben indicarse después del texto principal y antes de la autoridad emisora. No puede abreviarse como "Adjunto como documento" o "Adjunto como documento".

10. Nivel de confidencialidad

Cuando el contenido del documento oficial involucre secretos de estado, se deberán marcar las palabras "top secret", "confidential", "secret", etc. al grado de confidencialidad. La clasificación de los niveles de confidencialidad debe ser precisa. Si es demasiado amplia, provocará pérdida de confidencialidad. Si es demasiado estricta, dificultará el trabajo.

La posición confidencial suele colocarse en un lugar destacado en la parte superior izquierda del título del documento. Los diferentes niveles de confidencialidad requieren diferentes métodos de entrega.

Los documentos confidenciales también deben estar numerados según el número de copias, como "Nº 000" o "Nº 000", que deben estar impresos en la esquina superior izquierda del encabezado del documento para facilitar su comprobación. y eliminación.

11. Nivel de urgencia

El nivel de urgencia se refiere al plazo para la entrega y tramitación de los documentos oficiales. Hay tres tipos: "urgente", "urgente" y "urgente especial". ". El propósito de indicar el grado de urgencia es atraer especial atención y garantizar la puntualidad de los documentos oficiales y el manejo oportuno de los trabajos de emergencia.

No existe un requisito uniforme para la posición de escritura del nivel de prioridad. Para que sea llamativo, a menudo se escribe en el lado izquierdo del título o número o se coloca en la esquina superior derecha. la portada. A veces, el grado de urgencia no se marca por separado, sino que se coloca antes del tipo de documento oficial en el título, como por ejemplo "Aviso urgente del Consejo de Estado sobre el control del saldo de depósitos de todas las unidades del año anterior".

12. Alcance de la lectura

Cuando las autoridades superiores expiden documentos a los subordinados, según las necesidades de trabajo y el nivel de confidencialidad, algunos documentos oficiales también deben indicar el alcance del envío y la lectura. El rango de lectura generalmente se escribe debajo de la fecha de publicación y a la izquierda encima de la copia y la unidad de copia, con paréntesis, como (¿Este documento se envía al nivel de condado o regimiento)?

No es necesario especificar el rango de lectura para documentos oficiales administrativos y transaccionales no confidenciales, así como para documentos oficiales para informes a autoridades superiores.