Conferencia de prensa sobre cotización de empresas
Introducción a las conferencias de prensa
Autor: Yi Shenghua
Las conferencias de prensa incluyen conferencias de prensa, conferencias de prensa, cócteles y otras formas. En general, la recepción fue relativamente libre e informal y el ambiente relativamente relajado. Se puede celebrar solo o de otras formas. Por ejemplo, algunas personas organizan un cóctel o una merienda después del cóctel. Las conferencias de prensa son generalmente temáticas y presentan "respuestas a las preguntas de los periodistas". Además, las conferencias de prensa pueden estar a cargo del jefe de relaciones públicas, mientras que a las conferencias de prensa generalmente asisten funcionarios de nivel superior. Entre estas formas, la más común es la rueda de prensa. Entonces nos centramos en ello. Para hacer la explicación más concreta, supongamos primero un caso y luego usemos este caso para explicar:
Una compañía biofarmacéutica china ha desarrollado una "vacuna contra el SIDA" y un nuevo medicamento "Albi" para tratar SIDA "adecuado". La vacuna se puede inyectar o administrar por vía oral en el cuerpo humano y los anticuerpos se producirán por completo dentro de los tres días posteriores a la implantación. Cuando una persona inyectada se expone al VIH a través de varias vías de transmisión, los "anticuerpos" ejercerán automáticamente su función inmune. El nuevo medicamento "Erbitux" para el tratamiento del SIDA puede controlar la enfermedad y lograr gradualmente efectos terapéuticos (aún no es una cura y se están investigando más medicamentos para curarlo). Su eficacia ha sido reconocida por la Administración de Medicamentos y patentada.
La empresa A se está preparando para lanzar el medicamento a gran escala en China. El siguiente paso es encontrar un agente general en el extranjero, por lo que se están preparando para realizar una conferencia de prensa en Beijing. Debido a que este producto llena un vacío nacional y está a la vanguardia de la tecnología médica mundial, la compañía decidió hacer grandes esfuerzos para realizar este lanzamiento.
El público objetivo de la divulgación de información es: medicina nacional, industria médica y público adulto en general, mientras que el público extranjero solo cubre ambos.
Estarán invitados: medios de comunicación; funcionarios y expertos de los departamentos de gestión sanitaria y farmacéutica; representantes de pacientes o celebridades que se preocupan por esta causa.
Escala de la conferencia de prensa: 90 medios de comunicación (unas 100 personas), 25 funcionarios y expertos, 40 distribuidores, 3 representantes de pacientes, 2 celebridades.
Ahora que eres el principal planificador y coordinador de la rueda de prensa en China, ¿cómo la organizarás? ¿Cuáles son los pasos y precauciones?
Los asuntos involucrados en la rueda de prensa son similares y generalmente incluyen las siguientes partes:
1. Planificación del evento y determinación del tema
2. Disposición
3. Preparación del material
4. Invitación, comunicación y confirmación de los participantes
5. Tiempo, implementación del lugar y disposición del escenario
>6. Exhibición del producto, demostración y divulgación de información
7. Control de la atmósfera en el sitio
El número de participantes en este caso es inferior a 200, por lo que debería ser pequeño o pequeño. conferencia de prensa de tamaño mediano. Ahora analicemos cómo hacerlo bien paso a paso.
Primero aclarar los objetivos a alcanzar y el tipo de reunión, para así determinar sus especificaciones, dirección y estilo básico.
El objetivo principal de esta conferencia es transmitir la información de nuevos productos, la imagen de la tecnología líder y la imagen de marca de "promover la salud humana" a la industria de la salud y al público a través de los medios de comunicación. El tipo de rueda de prensa es de divulgación informativa y las especificaciones deben ser altas. Debido a que se trata de una divulgación de información corporativa, a diferencia de una reunión política, el estilo básico no debe ser demasiado serio y hay vivacidad en las normas formales.
2. Establecer un comité preparatorio, organizar el personal relevante y determinar las garantías organizativas y de personal.
Una rueda de prensa involucra todos los aspectos, y todo el trabajo está interconectado, interrelacionado y entrecruzado. Debe ser coordinado y multifacético al mismo tiempo. Es extremadamente difícil lograrlo por uno solo. La organización, la comunicación y la coordinación son muy importantes.
A juzgar por esta conferencia de prensa, el trabajo principal se puede dividir en varias partes: planificación de eventos y preparación de materiales, invitación y comunicación con funcionarios y expertos, invitación y comunicación con medios de comunicación, invitación y comunicación con distribuidores, y explicación de producto y exposiciones, logística y reuniones, distribución del recinto, etc. El establecimiento de esta organización debe decidirse caso por caso.
Principios para establecer una organización: Primero, el "principio profesional", es decir, las personas profesionales hacen cosas profesionales y conocen bien a las personas. Por ejemplo, el departamento de marketing es el departamento homólogo para la comunicación con los distribuidores.
Entre ellos, la comunicación entre expertos y funcionarios generalmente requiere que se presenten el responsable de relaciones públicas y los ejecutivos corporativos, y no existen otros grupos. La difusión de noticias y la preparación de materiales son competencia profesional del personal del departamento de relaciones públicas, por lo que no existe un grupo separado para la difusión de noticias, el segundo es el "principio de equilibrio", que significa agrupar según eventos; y la carga de trabajo de cada grupo está relativamente equilibrada; el tercero es el principio de "división del trabajo", es decir, la división del trabajo debe ser clara y las responsabilidades deben ser claras para evitar el fenómeno de la referencia mutua. Además, la división del trabajo y la cooperación horizontal entre subordinados debe ser clara; el cuarto es el "principio plano". En las actividades a gran escala, generalmente existen estructuras "piramidales" de múltiples niveles, pero en las actividades de tamaño mediano, sí. No es apropiado tener múltiples niveles para garantizar la flexibilidad y no demasiadas personas, capaces y eficientes. Quinto, "principios del sistema". Aunque es una organización temporal, una vez que se une a la organización, su personal estará sujeto a las normas y reglamentos.
Esta es una manera de construir una organización:
Las conferencias de prensa involucran a varios departamentos. Con carácter general, los ejecutivos de la empresa y los vicepresidentes responsables ocuparán determinados cargos en el comité organizador. La alta dirección de la empresa, incluso la del más alto nivel* *, pronunciará algunos discursos y declaraciones. A lo largo del evento, el trabajo de los departamentos relevantes puede entrar en conflicto con su trabajo diario en el tiempo, por lo que es importante ganarse la comprensión y el apoyo de cada departamento.
Organizar una rueda de prensa implica mucha energía y tiempo. Las empresas cualificadas pueden invitar a empresas profesionales de relaciones públicas para que las representen.
En tercer lugar, determinar el tiempo, el proceso y la gestión de objetivos, y proporcionar retroalimentación y ajustes.
El control del tiempo se expresa generalmente en forma de programación (cuenta atrás). Asegúrese de organizar su tiempo sabiamente y deje margen de maniobra. En términos generales, el tiempo y el progreso anteriores deben organizarse estrechamente para garantizar que haya tiempo para ajustar, asignar y mejorar más adelante.
La gestión de procesos se refiere a la gestión de procesos en la que toda la actividad es un proyecto sistemático y la interconexión, coordinación y cooperación entre diversos contenidos de trabajo y sus combinaciones orgánicas. Por ejemplo, para este evento, la agenda y las especificaciones sólo se pueden determinar cuando se determina el contenido y la importancia del tema. El número de personas sólo se puede determinar después de que la escala y las especificaciones se puedan implementar y organizar en el lugar. sólo después de que se determine el número de personas. La gestión de procesos permite al coordinador general tener una comprensión clara de todas las partes de toda la actividad, y es fácil descubrir los puntos clave, los puntos clave y las dificultades del trabajo, que generalmente están representados por un diagrama de bloques del programa.
En cuarto lugar, planificación del evento, determine el tema del evento.
La planificación de eventos incluye principalmente los siguientes contenidos:
1. Planificación y organización de la agenda de la reunión
Todo el proceso de la mayoría de las conferencias de prensa consiste en conversaciones, lectura de borradores, y ejemplos. De hecho, aunque la rueda de prensa es una reunión formal, puede ser más animada, especialmente la apertura de la reunión.
Por la naturaleza del producto, el canto y el baile rutinarios obviamente no son adecuados. Pero obviamente sería más innovador escribir un drama o un sketch basado en la experiencia dramática de una madre y su hija que contrajeron el SIDA a través de la donación de sangre, y no arruinaría el estilo de toda la conferencia.
A la hora de organizar la agenda de la reunión, debemos prestar atención a la compacidad y la coherencia. Desde un punto de vista práctico, generalmente es adecuada una o dos horas. Especialmente el tiempo de uso de la palabra, el número de palabras en el discurso debe controlarse hasta el punto de aclarar el problema, ni demasiado largo ni demasiado corto. En funcionamiento real, es más apropiado entre 15 y 20 minutos.
2. Planificación temática
El tema de la reunión se puede entender desde muchos aspectos. Es muy común que las palabras "XXX Conferencia" aparezcan directamente en el tema, y algunos temas son muy extensos. A continuación se muestran las preguntas y también hay combinaciones de las dos.
Por ejemplo, esta reunión puede tener las siguientes tres formas:
(1), rueda de prensa corporativa para el lanzamiento de nuevos medicamentos contra el sida.
(2) "Mantener a los humanos alejados del SIDA"
——Rueda de prensa para el lanzamiento de nuevos medicamentos para la prevención y el tratamiento del SIDA por parte de la empresa A.
(3) Conferencia de lanzamiento de nuevo producto "¿Una empresa? Manténgase alejado del SIDA".
El tema aparecerá en el fondo de la escena y será mencionado con frecuencia por los medios, por lo que debe ser conciso y pegadizo, y la cantidad de palabras no debe ser demasiada.
Además, de acuerdo con las regulaciones de los departamentos pertinentes de la Administración Estatal de Prensa y Publicaciones, cualquier conferencia de prensa con la palabra "noticias" en el tema debe ser aprobada por la Administración Estatal de Prensa y Publicaciones. En términos generales, en la práctica, muchas empresas omitirán la palabra "noticias" y utilizarán otros nombres.
De esta manera, toda la reunión puede ser una agenda virtual sencilla como sigue:
"¿Una empresa? Manténgase alejado del SIDA" conferencia de lanzamiento de nuevo producto.
Agenda
Lugar: Salón XX, Edificio X, Centro Internacional de Convenciones de Beijing
Hora: 15 de septiembre de XX (lunes X)
9:30-11:30 am
9:00-9:15 proyección película especial de introducción de la compañía
9:15-9:30 drama corto
9: 30-9: 35: El anfitrión anuncia la reunión y presenta a los invitados.
9:35-9:50 Discurso presidencial
9:50-10:10 Introducción de nuevos productos
11:00-11:30 Respuesta de los periodistas preguntas pregunta.
11:30 El anfitrión anuncia el final de la reunión.
Verbo (abreviatura de verbo) identifica a los participantes.
Determinar los participantes es una tarea muy importante y también es un factor variable. Sus cambios afectarán las especificaciones y la escala de toda la reunión y, por lo tanto, afectarán a todos los factores de la reunión. Por ejemplo, la asistencia y ausencia de personas importantes pueden afectar las especificaciones, o por conveniencia, el lugar de la reunión o parte de la reunión se puede organizar en el aeropuerto o en la sala VIP, o se puede ajustar el horario. Por lo tanto, este es el "punto clave" del control general del trabajo coordinado y se debe centrar la atención en él.
En la selección de participantes debemos atender al principio de necesidades de contenido editorial y seleccionar personas con fuerte relevancia para participar. En general, los funcionarios eligen a personas que hablan con más peso, mientras que los expertos son personas consumadas o famosas en este campo. Los funcionarios y expertos en esta reunión provienen principalmente de salud, medicina, supervisión de calidad, administración de empresas, asociaciones industriales e instituciones académicas.
La representación de los pacientes es un problema difícil. Los hospitales están obligados a tratar a los pacientes con SIDA por igual y a mantener la confidencialidad. Por razones conceptuales, pocas personas pueden asistir abiertamente a las reuniones, pero se pueden encontrar, pero se requiere su consentimiento. Además, algunas celebridades y estrellas de cine extranjeras son abiertamente seropositivas y podemos intentar llegar a ellas.
Pu Cunxin, una persona muy conocida y entusiasmada con la publicidad sobre el SIDA, podría considerar intentar contactar a su agente para determinar una fecha.
Los reporteros son la parte más importante de una rueda de prensa. En términos generales, primero haga una lista de las personas a invitar, envíe la carta de invitación con una semana de anticipación y luego haga una llamada telefónica para confirmar. Las noticias de última hora se pueden producir mediante llamadas telefónicas y faxes. Después de la implementación, realice estadísticas de clasificación. Los medios de esta conferencia se dividen en cuatro partes: medios gubernamentales diarios, medios de comunicación de masas como los periódicos vespertinos y periódicos metropolitanos, medios médicos y profesionales de la salud, y medios internacionales o extranjeros.
Los verbos intransitivos formulan planes de actividades y planes operativos específicos.
El plan de planificación de eventos es un texto estratégico y táctico que orienta todo el evento y sirve para planificar el evento. Generalmente, lo proporcionan los miembros principales de la conferencia.
Los planes de operación específicos se utilizan en empresas o para ayudar a las agencias de relaciones públicas a guiar las operaciones específicas de todo el evento. Generalmente son bastante detallados, hasta cada paso de cada persona e incluso hasta el contenido. de la insignia, y el tiempo se reduce al minuto. El personal de la reunión general tiene una copia.
Siete. Preparar comunicados de prensa y materiales relacionados
Los materiales proporcionados a los medios generalmente son en forma de bolsas publicitarias o bolsas para documentos, que están debidamente organizadas y dispuestas de manera ordenada, y luego se distribuyen a los medios de noticias. antes de la rueda de prensa. El orden es el siguiente:
1. Agenda de la reunión
2. Nota de prensa
3. Manual de empresa<. /p >
5. Imágenes relacionadas
6. Recuerdos (o cupones de recuerdo)
7. Tarjeta de presentación del responsable de las noticias corporativas (para futuras entrevistas después de la conferencia). se publica la noticia, y para contacto después de la publicación de la noticia)
El comunicado de prensa incluye los siguientes contenidos:
1. El número de palabras es pequeño, generalmente de 1000 palabras, y se puede publicar rápidamente. Algunos medios lo publicaron menos de una hora después de la rueda de prensa. Algunos lo llaman "lanza".
2. Es extenso y rico en contenido, generalmente con análisis en profundidad e informes enfocados. Se pueden elaborar problemas como la incapacidad de explicar claramente el contexto del mensaje.
Generalmente, una noticia es suficiente, pero el boletín puede proporcionar varias noticias desde diferentes ángulos, o también puede expresarse respondiendo a las preguntas de los periodistas. Algunos lo llaman "lanza".
3. Material de referencia.
4. Información de la imagen.
La información anterior generalmente se proporciona en forma escrita y también se puede adjuntar en forma de CD de computadora, disquetes, etc.
5. Discurso importante. Discursos útiles para periodistas. Por ejemplo, discursos de los máximos dirigentes de la empresa, responsables de tecnología y marketing, etc. Y algunos discursos representativos de interés periodístico también se pueden incluir en la información del reportero, pero el estándar es facilitar la presentación del reportero.
6. Folleto de la empresa.
7. Materiales sobre personas importantes y celebridades asistentes a la reunión.
8. Selección de tiempo, implementación del lugar y distribución del lugar.
El timing es un arte en la planificación de noticias. Diferentes tiempos de liberación tienen diferentes efectos.
Las ruedas de prensa corporativas en ocasiones tienen que evitar grandes eventos y conferencias. Por ejemplo, durante las "Dos Sesiones", el espacio es reducido, la mayoría de los reporteros tienen planes y no se puede garantizar el tiempo. En ocasiones es necesario acercarse a determinadas oportunidades, como cuando la correlación es alta, para aprovechar la situación.
Por ejemplo, esta reunión se puede realizar en el Día Internacional de Concientización sobre el SIDA, lo que tendrá buenos resultados. Por supuesto, considerando la propia situación de la empresa, ¿vale la pena esperar por esta oportunidad? ¿Podrás llegar a tiempo? ¿Es necesario? Tome una decisión después de un análisis exhaustivo.
Además, en cuanto al tiempo, la gente suele elegir días fáciles de recordar, como las fiestas, y conviene evitar algunos días tabú a principios y finales de enero. Si es sábado, domingo u otros festivos, puedes considerar la tarde.
A la hora de seleccionar un sitio, generalmente se consideran los siguientes puntos:
Uno es el gusto y el estilo.
El recinto puede ser exterior o interior, pero el interior es lo más habitual. Porque la combinación en todos los aspectos es mejor.
Los hoteles tienen diferentes clasificaciones de estrellas. A juzgar por esta rueda de prensa, todavía está bien elegir cinco o cuatro estrellas.
Además, en centros turísticos de verano y otros lugares se pueden realizar reuniones informales, o de atributos de producto cercanos a la naturaleza y la salud.
Los hoteles también tienen diferentes estilos y diferentes posicionamientos, como el Gran Salón del Pueblo y el Diaoyutai State Guesthouse, que son más políticos, Kempinski y Hilton, que son más alemanes y bonitos, y algunos son más deportivos. , como la Villa de los Juegos Asiáticos o los Juegos Olímpicos. El estilo del hotel elegido debe estar acorde con el contenido de la reunión.
El segundo es la practicidad y la economía.
¿Cuántas personas tiene capacidad para esta sala de conferencias? ¿Qué tan grande es el podio? ¿Equipo de proyección, fuente de alimentación? ¿Manga, micrófono de pecho, micrófono remoto? ¿Qué tal los servicios relacionados?
¿Ofrecer alojamiento, vino, comida y bebidas?
¿El precio es razonable? ¿Hay un desperdicio de espacio?
etc., todo esto debe tenerse en cuenta.
El tercero es la comodidad.
¿Está cerca de los principales medios de comunicación y personas importantes, con transporte conveniente y estacionamiento conveniente?
El plano del sitio incluye los siguientes contenidos principales:
1. El tablero de antecedentes temáticos tiene el tema y la fecha de la conferencia, y algunos escribirán la ciudad anfitriona. Los colores y fuentes son hermosos y elegantes, y los colores pueden basarse en el VI corporativo.
2. La distribución periférica del hotel, como pancartas, pancartas verticales, bolas flotantes, puertas arqueadas, etc. , varía de hotel a hotel, algunos lo permiten y otros no.
3. Colocación de asientos.
Ubicación: Generalmente, las ruedas de prensa se colocan en la tribuna, con los escritorios colocados debajo, y algunas reuniones informales y de discusión se ubican en mesas redondas. Preste atención para determinar el personal en la tribuna. Sin embargo, muchas reuniones actualmente utilizan una tribuna con solo sillas y asientos para hablar, con los invitados sentados en la primera fila de abajo.
Principio de colocación: "Los que están en posiciones más altas están al frente y en el medio, y los del propio lado están detrás".
Esta reunión se puede organizar como esto:
(1) Capítulo 1 Filas 1 y 2: VIP y líderes empresariales. Aquellos con un estatus alto suelen estar en el medio y al frente. Si hay mucha gente, se pueden considerar dos filas y dejar el asiento del borde vacío. Si es necesario, hay tarjetas de asientos que indican los nombres de personalidades importantes y líderes empresariales y, a veces, unidades y puestos.
(2) Después de la tercera fila están las siguientes filas: En el palco de prensa, los reporteros de televisión deben ubicarse lo más adelante posible en el costado del pasillo, la cámara puede mirar hacia la tribuna. o escanea el lugar a continuación.
(3) Vuelve a competir por los puestos de distribuidor.
(4) Empleados ordinarios de la empresa y auditorio público.
Presta atención a las reservas de asientos. Generalmente habrá algunos asientos sin mesas al fondo.
4. El equipo relevante debe depurarse repetidamente antes de la conferencia para garantizar que no haya fallas.
5. Check-in y bienvenida: Generalmente, hay carteles de bienvenida con orientación e instrucciones en el lobby, entrada del ascensor y esquinas. La mayoría de los hoteles cuentan con este servicio. Dé la bienvenida a la anfitriona con anticipación.
En las reuniones generales, se pide a los asistentes que dejen sus tarjetas de presentación y preparen una casilla de "Por favor, dame tu tarjeta de presentación".
9. Control in situ.
El control in situ forma parte de la adaptabilidad general del coordinador. De hecho, un buen coordinador hará el trabajo primero: primero, evitar que ocurran variables. Por ejemplo, entrena un poco en horarios habituales y haz algunos ensayos de antemano. Desde una perspectiva práctica, los cambios repentinos de escena a menudo se deben a una mala comunicación, falta de consideración y falta de cortesía. La atención debe centrarse en estos aspectos; en segundo lugar, preparar planes alternativos con antelación; en tercer lugar, centrarse en la acumulación de capacidades de procesamiento flexibles in situ.
Los funcionarios y distribuidores entrantes deben acompañarse y comunicarse entre sí, y los reporteros entrantes deben ser tratados por igual. Cierta información no puede revelarse al Medio A y debe mantenerse confidencial para el Medio B. Las noticias extraídas por los reporteros en. La persona generalmente no es adecuada. Dígaselo a los demás.
En cuanto al control del ambiente, el coordinador general está en el "centro de gravedad" del equilibrio, el ambiente es relajado y animado, y el estado de ánimo de los participantes será confortable. Otro factor importante es el hosting. Sería mejor si lo alojara yo mismo, pero suele estar demasiado ocupado. Por lo tanto, durante la conferencia de prensa, es necesario organizar algunas cosas con anticipación y comunicarse completamente con el anfitrión con anticipación para que tenga una comprensión general y una comprensión del estilo de toda la conferencia.
En el proceso de demostración y explicación del producto, se pueden utilizar algunos medios tecnológicos modernos, combinados con diagramas esquemáticos bien realizados, gráficos tridimensionales, vídeos, diapositivas, etc. , para ayudar a los participantes a comprender.
Al responder las preguntas de los periodistas, generalmente un encuestado será responsable de responder. Si es necesario, si hay cuestiones profesionales involucradas, otras personas ayudarán.
En China, la mayoría de los periodistas no hacen preguntas difíciles y, a veces, incluso las preguntas bien intencionadas rara vez se hacen, ya que a menudo resultan demasiado emocionantes. De hecho, las preguntas pueden reflejar la amplitud y profundidad de la comprensión y comprensión del contenido de la reunión por parte del periodista. Son los puntos controvertidos, los puntos clave, las dificultades y los "puntos" planteados por los periodistas desde el punto de vista del público los que son más propicios para la difusión.
Antes de la conferencia de prensa, se preparará y acordará de antemano el esquema del memorando de preguntas y respuestas de los periodistas, especialmente los interrogadores principales y auxiliares.
Durante la conferencia de prensa, debe responder cuidadosamente a las preguntas de los periodistas, detener cortésmente las preguntas irrelevantes o largas y hablar directa y cortésmente sobre cuestiones relacionadas con la confidencialidad corporativa. En términos generales, los periodistas comprenden y los demás responden cortésmente. Un enfoque de "sin comentarios" sería inapropiado. Para preguntas complejas que requieren muchas explicaciones, simplemente responda primero los puntos clave e invítelos a discutirlos más adelante en la reunión.
Toda la reunión debe tener una conclusión formal. Si está previsto que la conferencia finalice a las 11:30, debería haber un almuerzo o un banquete tipo buffet. Al final de la reunión, el moderador anunciará la hora y el lugar.
Después de la rueda de prensa y antes del banquete se suelen concertar entrevistas más en profundidad en la sala VIP.
Cabe señalar que la rueda de prensa es más complicada, los métodos son diferentes y hay muchos detalles que no se pueden reflejar aquí. Este es solo un método y los lectores necesitan experimentar más en la práctica.