¿Cuáles son los pasos para realizar una llamada?

1. Contesta el teléfono después de que suene dos veces. Lo primero que dices cuando levantas el teléfono es "Hola". Si el teléfono suena cuatro veces, levante el auricular y dígale a la otra parte: "Lamento hacerle esperar". Este es un gesto cortés que puede eliminar lo desagradable de tener que esperar. Si el contenido de la llamada es importante, se debe conservar el registro de la llamada, incluido el nombre de la unidad, el nombre de la persona que llama, el contenido de la conversación, la fecha y hora de la llamada y el número de teléfono de la otra parte. etc. 2. Las palabras iniciales de la llamada telefónica afectarán directamente la actitud y la opinión del cliente hacia usted. Cuando hable por teléfono, tenga cuidado de utilizar palabras amables tanto como sea posible, como "hola", "por favor", "gracias", "por favor", etc. Al hablar por teléfono, su postura debe ser correcta, su actitud al hablar debe ser amable y su lenguaje debe ser claro, sin ser pretencioso ni coqueto. Incluso si es solo un simple saludo, dejará una buena impresión en la otra parte. Mientras tengas una sonrisa en tu rostro, naturalmente transmitirás esta hermosa y brillante expresión a la otra persona. Especialmente en la primera llamada telefónica de la mañana, los cordiales y dulces saludos de ambas partes harán que la gente se sienta alegre y dejarán una impresión educada. Después de conectar la llamada, tome la iniciativa de saludar y preguntar por la unidad o el nombre de la otra parte. Después de recibir una respuesta positiva, indique su unidad y nombre. No avergüences a la otra parte pidiéndole que adivine quién eres (especialmente amigos o colegas que no has visto en mucho tiempo). 3. Al realizar una llamada telefónica, debe preguntar cortésmente: "¿Es conveniente hablar ahora?" Sea considerado con el tiempo de la otra persona. Generalmente, el mejor momento para llamar a casa es después de cenar o por la tarde en un día libre. El mejor momento para llamar a la oficina es alrededor de las 10 a. m. o después del trabajo por la tarde, porque estos horarios son relativamente libres y adecuados para conversaciones de negocios. 4. Al hacer o contestar llamadas, si la otra parte no se ha ido, no hable ni se ría con los demás, y no sostenga el auricular detrás de la mano para hablar con los demás. Si es necesario, discúlpese con la otra parte y pregunte. Dígales que esperen o hable con ellos más tarde. 5. Cuando la persona que buscas no esté disponible, no envíes mensajes casualmente para evitar problemas innecesarios. Si es necesario, anota su número de teléfono y su nombre para poder devolverle la llamada. 6. Aprenda a cooperar con los demás al hablar. Cuando contestamos el teléfono, para demostrar que estamos escuchando atentamente a la otra parte, debemos seguir diciendo: "Sí, sí", "Está bien, está bien", etc. Debemos utilizarlo de forma adecuada, de lo contrario será contraproducente. . Dependiendo de la identidad, edad, ocasión y otras circunstancias específicas de la otra parte, se deben utilizar diferentes formas de tratarla. 7. No se debe ignorar la cortesía antes de colgar el teléfono. Antes de colgar el teléfono, dígale a la otra parte: "Por favor, dame un consejo", "Perdón por molestarte durante tu apretada agenda", etc., lo que dejará una buena impresión en la otra parte. 8. Trate de no realizar llamadas telefónicas personales en la oficina. Si recibe una llamada telefónica personal en la oficina, acorte el tiempo de la llamada tanto como sea posible para evitar afectar el trabajo de otras personas y dañar su propia imagen profesional.