Puntos clave de la etiqueta en las reuniones

Puntos clave de etiqueta en las reuniones

Puntos clave de etiqueta en las reuniones. Cuando se trabaja en el lugar de trabajo, una cierta etiqueta básica en las reuniones es muy importante. La buena etiqueta en las reuniones es un reflejo de la calidad, lo que hará que los demás tengan una cierta buena impresión de nosotros, y todo lo que hagamos se hará con el doble de resultado con la mitad de esfuerzo. . A continuación, lo llevaré a aprender más sobre los puntos clave de la etiqueta en las reuniones. Puntos clave de la etiqueta de la reunión 1

1. Determine el propósito básico

Antes de prepararse para la reunión, primero debe aclarar cuál es el propósito de la reunión ?Es transmitir la toma de decisiones desde el nivel superior? El espíritu y la estrategia de los participantes, o es resolver un problema o crisis específica

Independientemente del objetivo específico, el propósito básico de? Convocar una reunión es para transmitir e implementar la política comercial a implementar, de modo que el personal de cada departamento pueda coordinar la estrategia comercial con los objetivos de la empresa y todos trabajen juntos para encontrar la mejor solución al problema.

2. Preparación de la reunión

Las reuniones modernas son inseparables de diversos equipos auxiliares Antes de celebrar una reunión, se deben preparar adecuadamente diversos equipos auxiliares.

1. Mesas, sillas, marcas, té

Las mesas y sillas son el equipamiento más básico. Pueden disponerse en forma de mesa redonda o tipo informe según las necesidades del cliente. reunión Si hay un gran número de personas asistiendo a la reunión, generalmente se debe utilizar el tipo de informe y no es necesario preparar tarjetas de asiento. Si hay relativamente pocas personas asistiendo a la reunión, generalmente se utiliza el tipo de mesa redonda. y se deben hacer tarjetas de asiento, es decir, etiquetas con los nombres, para que sea conveniente para los participantes sentarse.

Es mejor usar agua mineral para las bebidas de té en las reuniones, porque cada persona tiene gustos diferentes. A algunas personas les gusta tomar té, a otras les gusta tomar bebidas y a otras les gusta tomar café, así que si. No existen requisitos especiales, el agua mineral es la opción más aceptable para todos.

2. Libro de registro, lista, agenda de la reunión

La función del libro de registro es ayudar a comprender el número de personas en la reunión y quiénes son. por un lado, permite al organizador de la reunión saber si alguien está ausente; por otro lado, el organizador de la reunión puede organizar el siguiente paso del trabajo basándose en el libro de registro, como comidas, alojamiento, etc. Imprimir la lista puede facilitar que el presidente y los participantes de la reunión comprendan rápidamente la información relevante de todos los participantes en la reunión, profundicen su comprensión y se familiaricen entre sí.

3. Pizarra, pizarra, bolígrafo

En algunas ocasiones, los participantes necesitan escribir o hacer dibujos en la pizarra o pizarra para explicar el problema, aunque los equipos audiovisuales se están desarrollando rápidamente. Sin embargo, muchas personas todavía adoran la forma tradicional de expresión, y la expresión en la pizarra o en la pizarra es improvisada y conveniente. Además, también son fundamentales herramientas de apoyo como tizas, rotuladores y gomas de borrar.

4. Equipos audiovisuales diversos

El desarrollo de la ciencia y la tecnología modernas ha traído equipos audiovisuales como proyectores, proyectores de diapositivas, grabadoras de vídeo, punteros láser o punteros, proporcionando a las personas una gran comodidad. Antes de celebrar una reunión, primero debe comprobar si se pueden utilizar varios equipos con normalidad. Si desea utilizar un proyector de diapositivas, debe preparar las diapositivas con antelación. Las grabadoras de audio y las cámaras pueden grabar completamente el proceso y el contenido de la reunión. A veces es necesario imprimir las conclusiones o sugerencias de la reunión inmediatamente. En este caso, se necesita una pequeña fotocopiadora o impresora.

5. Materiales y muestras

Si la reunión es un informe comercial o una presentación de producto, entonces los materiales y muestras relevantes son esenciales. Por ejemplo, al presentar un nuevo producto, simplemente hablar en términos generales no puede dejar una impresión profunda en la gente. Si les muestra a todos una muestra específica y les presenta sus características, características y ventajas una por una, basándose en la muestra, se quedarán solos. con La impresión será mucho más profunda.

6. Disposición de los asientos

Primero, estilo envolvente. Es decir, no hay tribuna, pero hay sillas, sofás y mesas de café colocadas alrededor del lugar. La jerarquía específica de los asientos no está clara y los participantes pueden sentarse libremente después de ingresar. Esta forma de disponer los asientos es la más acorde con el tema de la fiesta del té y también es la más popular.

El segundo es el estilo de asientos dispersos. Los asientos dispersos son comunes en las fiestas de té que se celebran al aire libre. Sus asientos, sofás y mesas de centro se pueden combinar libremente e incluso pueden ser colocados a voluntad de los asistentes según sus necesidades personales. Esto facilita la creación de un ambiente social relajado y cómodo.

El tercero es el estilo mesa redonda. Los asientos en mesa redonda se refieren a colocar una mesa redonda en el lugar e invitar a los participantes a sentarse libremente alrededor de ella.

Los asientos de mesa redonda se dividen en las dos formas siguientes: una es adecuada para un número reducido de personas. Sólo se coloca una gran mesa de conferencias ovalada en el centro del lugar y se pide a todos los participantes que se sienten alrededor de ella. La segunda es colocar varias mesas redondas en el lugar e invitar a los participantes a combinarlas libremente.

El cuarto es el estilo presidencial. Este tipo de clasificación significa que el anfitrión, el anfitrión y el invitado de honor están dispuestos conscientemente a sentarse juntos en el lugar.

3. Etiqueta del discurso

Hay dos tipos de discursos en reuniones: discursos formales y discursos libres. El primero suele ser un informe de liderazgo y el segundo suele ser un discurso de discusión. Los oradores formales deben vestirse pulcramente y caminar en la tribuna con un andar natural y vigoroso, reflejando una conducta y un temperamento confiados y seguros de sí mismos. Al hablar debes ser claro, lógico y conciso. Si se trata de un discurso escrito, siempre debes mirar hacia arriba y escanear el lugar, y no agachar la cabeza para leer el manuscrito. Como si no hubiera nadie alrededor. Cuando haya terminado de hablar, debe expresar su gratitud a la audiencia por escuchar.

La libertad de expresión es más informal, por lo que debes prestar atención al orden y orden de tu discurso, y no puedes competir por la palabra; tu discurso debe ser breve y tus puntos de vista deben ser claros; Tienes diferencias con los demás, debes convencerlos con razón y tener una actitud tranquila, seguir las instrucciones del anfitrión y no preocuparte solo por ti mismo.

Si un participante de la reunión hace una pregunta al orador, debe responderla cortésmente. Si no puede responder la pregunta, debe explicar el motivo con tacto y cortesía. Debe escuchar atentamente las críticas y opiniones de él. al interrogador, incluso si la crítica del interrogador es incorrecta y no debe ser irrespetuosa.

IV.Etiqueta en las reuniones

Como persona trabajadora, en una empresa, debes desarrollar el hábito de tener en cuenta los intereses generales de la empresa. Además de las reuniones dentro de la empresa y del departamento, los profesionales también tienen la oportunidad de participar en otras reuniones fuera de la empresa. Por tanto, prepárate antes de asistir a la reunión.

Antes de la reunión, si no puedes asistir por algún imprevisto, deberás informar a la otra parte. Antes de asistir a una reunión, escuche las opiniones de su jefe o compañeros y prepárese con la información necesaria para asistir a la reunión.

Cuando te pidan hablar durante una reunión, tu discurso debe ser conciso y directo. Cuando escuche hablar a otros, si tiene preguntas, hágalas de manera adecuada. Cuando otros estén hablando, no interrumpa casualmente y arruine el ambiente de la reunión. No susurre ni se quede dormido durante la reunión. No abandone la reunión a menos que existan circunstancias especiales. Incluso si desea irse, debe obtener la autorización. consentimiento de la persona que preside la reunión. Debe aprovechar la oportunidad para asistir a reuniones, comunicarse con todas las partes y establecer buenas relaciones interpersonales.

Los participantes de la reunión deben estar bien vestidos, presentarse elegantemente, entrar a tiempo, entrar y salir de manera ordenada. , sentarse de acuerdo con los arreglos de la reunión, y debe permanecer sentado durante la reunión. Escuche atentamente y no susurre ni susurre en privado. Cuando el orador termine de hablar, debe aplaudir y salir de la sala en silencio para no molestar a los demás.

5. Etiqueta del anfitrión

El anfitrión de varias reuniones generalmente lo llevan a cabo personas con determinadas posiciones, y su comportamiento de etiqueta tiene un impacto importante en el éxito de la reunión.

1. El anfitrión debe estar bien vestido, ser digno y enérgico, y no debe ser descuidado ni desaliñado.

2. Caminar hacia la tribuna debe ser firme y potente. La velocidad de la marcha depende de la naturaleza de la reunión. Para reuniones rápidas y animadas, la frecuencia de la caminata debe ser más lenta.

3. Después de tomar asiento, si estás de pie para recibir, debes mantener las piernas juntas y la espalda recta. Cuando sostenga el manuscrito, sostenga la parte inferior central del manuscrito con la mano derecha y deje que los cinco dedos de la mano izquierda cuelguen juntos de forma natural. Al sostener el manuscrito con ambas manos, éste debe quedar a la altura del pecho. Al presidir sentado, el cuerpo debe estar recto y los brazos estirados hacia adelante. Presione ligeramente con las manos el borde de la mesa. Durante el proceso de alojamiento, evite rascarse la cabeza, frotarse los ojos, bloquear las piernas y otros movimientos indecentes.

4. El anfitrión debe hablar con claridad, pensar rápido y ser conciso y directo.

5. El anfitrión debe ajustar el ambiente de la reunión de acuerdo con la naturaleza de la misma, ya sea solemne, divertida, tranquila o animada.

6. El anfitrión no puede saludar a los conocidos en la reunión, y mucho menos charlar. Antes de que comience la reunión, puede asentir y sonreír.

6. Reuniones pequeñas

Las reuniones pequeñas generalmente se refieren a reuniones con menos participantes y de pequeña escala. Su característica principal es que todos los participantes deben estar sentados y no hay un podio exclusivo. Actualmente existen tres formas específicas de disposición de los asientos para reuniones pequeñas.

1. Libre elección de asientos

Su enfoque básico no es disponer asientos fijos específicos, sino permitir que todos los participantes elijan libremente sus asientos. Elige la ubicación y elige según el nivel.

2. Coloque un asiento frente a la puerta.

Generalmente, el asiento que mira hacia la entrada principal de la sala de conferencias es el asiento del presidente. Otros asistentes pueden tomar asiento a ambos lados, de izquierda a derecha.

3. Asientos según el escenario

Los llamados asientos según el escenario se refieren a la posición específica del presidente de la reunión. No tiene que mirar hacia la entrada principal. la sala de conferencias, pero debe estar de espaldas a la sala de conferencias donde se ubica el escenario principal, como caligrafía y pintura, podio, etc. La disposición de los asientos de los demás participantes es ligeramente similar a la del primero.

7. Habilidades para hablar en reuniones

1. Contenido del discurso

Puntos clave a tener en cuenta: vaya directo al grano y evite las palabras

Requisitos de etiqueta:

En primer lugar, el contenido del informe debe ser breve, potente y bien organizado. Un discurso largo y desorientado no sólo hará que el público pierda la paciencia, sino que incluso puede hacerles dudar de su profesionalismo.

Una declaración de apertura directa y poderosa, una declaración clara de opiniones y énfasis cuando sea necesario. Un discurso de este tipo impresionará inmediatamente a la audiencia con su impresionante actuación y sus excelentes cualidades profesionales.

2. Lenguaje corporal

Puntos a tener en cuenta: la confianza viene del interior

Requisitos de etiqueta:

Debes caminar con paso firme en el podio La velocidad al caminar potente dependerá de la naturaleza del encuentro. En términos generales, el ritmo debería ser más lento para reuniones rápidas y animadas. Después de sentarse, si está de pie para hablar, debe mantener las piernas juntas y la espalda recta; al sentarse para hablar, debe estar derecho, con los brazos extendidos hacia adelante y las manos ligeramente apoyadas en el borde de la mesa; Cuando habla por escrito, a menudo debe levantar la cabeza y escanear la reunión. El lugar es tal que no puede bajar la cabeza mientras lee el manuscrito como si no hubiera nadie alrededor. Una vez que haya terminado de hablar, debe expresar su gratitud a la audiencia por escuchar.

Análisis detallado:

1. Cuando estés explicando un determinado tema a la gente, debes poner una de tus manos a un lado de forma natural, o utilizar una acción con la palma hacia arriba, para que aparezca. franco y sincero. Los movimientos de predicación en los discursos no pueden ganar confianza y sólo despertarán el resentimiento de los demás. Son esos gestos ridículos de señalar para expresar énfasis, sentado frente al escenario con las manos cruzadas y los dedos extendidos en forma de torre.

2. No importa cuán serio sea el tema del que estás hablando, una sonrisa ocasional en lugar de una gran sonrisa siempre puede ayudarte a ganar más apoyo. Haga un esfuerzo consciente para mirar a todos los presentes en la reunión con los ojos, como si se estuviera dirigiendo a alguien. Incluso si esta mirada no es más que una o dos miradas fugaces. No evites ni desprecies los ojos de esos detractores. Deja que te miren, lo que puede mostrar tu confianza y tranquilidad, e incluso convertir los conflictos en amistad. Nunca asumas una postura defensiva de apretar las manos o cruzar los brazos frente al pecho. Estas acciones sólo demuestran que eres más conservador.

3. Tono del habla

Puntos a tener en cuenta: bajo y potente, lo que da a las personas una sensación de estabilidad.

Requisitos de etiqueta: las mujeres generalmente tienen voces más finas y más altas. frecuencias, por lo que el tono de voz parece delicado, sensible y no lo suficientemente estable. Por lo tanto, durante todo el proceso del habla, intente utilizar un tono bajo y rítmico, para que dicha voz pueda ser persuasiva. Puntos 2 de la etiqueta en las reuniones

Normas de etiqueta personal para las reuniones con el personal de recepción

1. Aseo

Las barbas de los empleados masculinos deben estar recortadas Prolijamente, y su cabello debe estar cuidadosamente recortado. El largo no cubre la frente, los lados no cubren las orejas y la espalda no toca el cuello. Las empleadas vienen a trabajar con maquillaje ligero, apariencia elegante y acorde a su edad y estatus. No usar maquillaje en público durante el horario laboral. Preste atención a la higiene pública. No debe comer alimentos con olores fuertes antes de ir a trabajar para evitar el mal aliento.

2. Ropa

Todos los empleados deben usar trajes de empresa y ropa de trabajo. Los hombres deben usar camisas y ropa de trabajo de color azul, y las mujeres deben usar camisas y ropa de trabajo de color blanco. en buen estado, sin manchas ni botones Completo, sin faltas ni mal abrochados. Use corbata y zapatos de cuero, mantenga los bolsillos del abrigo vacíos, los bolsillos del pantalón lo menos posible y mantenga los puños y las perneras del pantalón desenrollados.

Durante el período de empleo, los empleados deben usar insignias de trabajo. Los líderes de la empresa usan insignias en el lado izquierdo del pecho y otros empleados de la empresa usan insignias colgadas en el pecho. Estándares de comportamiento

Concentrarse durante la recepción y mostrar un buen estado mental, sin fatiga, depresión o insatisfacción. Párese erguido, levante la cabeza, levante el pecho, contraiga el abdomen y deje que las manos cuelguen hacia abajo de forma natural. El ritmo al caminar es fuerte, la longitud de la zancada es adecuada y el ritmo es apropiado.

Evita bostezar, estirarte, estornudar, hurgarte las orejas, etc. delante de los clientes. Si realmente te resulta difícil controlarlo, debes evitarlo. Al hablar con líderes e invitados, debe estar concentrado, expresarse con naturalidad y expresarse de manera adecuada. No debe poner las manos detrás de la espalda, cruzar las manos, ni cruzar las manos. de lado a lado o rascarse las orejas y las mejillas.

Determinación de la división del trabajo entre el personal de recepción de la conferencia

Para garantizar el buen desarrollo de la reunión, se debe llevar a cabo una división clara del trabajo entre el personal de recepción de la conferencia. Los detalles son. de la siguiente manera:

1. Determinar la única persona de contacto

Es necesario determinar la única persona de contacto, y esta persona debe ser contactada de principio a fin. Nunca permita que esta persona lo sea. responsable de comunicarse con usted hoy y luego cambiarlo a otra persona mañana. Esto hará que la persona que recibe la notificación no esté clara qué departamento notificó la reunión

2. Determine el presidente Seleccione una reunión adecuada; presidente entre aquellos con fuerte capacidad de control y aquellos que sean aceptables para todos los representantes.

3. Determinar quién toma notas de la reunión

Además de la capacidad de escuchar, interactuar y expresar opiniones, un buen tomador de notas de la reunión también debe tener buenas cualidades organizativas, integrales, y capacidades comparativas. Durante la reunión, el tomador de notas de la reunión está obligado a ayudar a los participantes a expresar sus opiniones sistemáticamente y discutir de acuerdo con la agenda de manera oportuna.

Diseño del lugar y estándares de etiqueta

1. Selección del lugar

La elección del lugar debe considerarse de manera integral en función del número de personas que asisten a la reunión y el contenido de la reunión. Lo mejor es cumplir con los siguientes estándares:

Primero: el tamaño debe ser moderado.

El lugar es demasiado grande, el número de personas es demasiado pequeño y hay demasiados asientos vacíos, que están sueltos y dispersos, dando a los participantes una sensación de depresión, el lugar es demasiado pequeño; La cantidad de personas es demasiada y están apiñadas, como el campo. Ir al mercado no solo parece tacaño, sino que tampoco logra celebrar bien la reunión. Por eso, el primer ministro británico Churchill dijo una vez: "No es necesaria una habitación demasiado grande, sino una habitación del tamaño adecuado".

Segundo: la ubicación debe ser razonable.

Históricamente, las reuniones convocadas se terminan en una o dos horas, por lo que el lugar de la reunión se puede fijar en un lugar donde los participantes estén más concentrados. Para reuniones que duren más de un día, el lugar debe estar lo más cerca posible de las residencias de los participantes para evitar que los participantes viajen de un lado a otro.

Tercero: Las instalaciones auxiliares deben estar completas.

El personal del congreso debe revisar la iluminación, ventilación, salubridad, servicios, teléfonos, megafonía, grabación, etc. del recinto. No pueden hacerlo sólo porque “la última reunión se realizó aquí y no hubo problemas”. ." "Pensé precipitadamente: "Esta vez será igual de suave". De lo contrario, pueden ocurrir pérdidas.

Cuarto: Debe haber un estacionamiento. En la sociedad moderna, cuando se convoca una reunión, no son muchas las personas que acuden a la reunión con "un par de sandalias de paja y un paraguas". Los coches y las motos deben disponer de plazas de aparcamiento para circular con éxito.

2. La distribución del lugar

Al organizar el lugar, el lugar se puede organizar según el diferente personal

Primero: tipo de mesa redonda; El formulario es adecuado para 10: una reunión de unas 20 personas. En la disposición de los asientos se debe prestar atención a que los invitados o los líderes superiores estén frente a frente con los líderes empresariales y sus acompañantes. El líder superior del invitado debe sentarse en el centro de la sala, mirando hacia el sur o hacia la puerta. , y el máximo líder de la empresa debe sentarse frente al líder superior. Las diagonales del mismo nivel se encuentran una frente a la otra.

Segundo: forma de boca si se utiliza una mesa cuadrada rectangular. Esta forma es más adecuada para reuniones con un mayor número de personas que el tipo mesa redonda.

Tercero: Tipo aula; Esta es la forma más utilizada. Es adecuada para reuniones con el propósito de transmitir información e instrucciones. En este momento, hay un gran número de participantes y no hay necesidad de discutir o intercambiar opiniones entre los participantes. De esta forma, la tribuna y el auditorio se encuentran uno frente al otro.

Los asientos en la tribuna están ordenados según la posición del personal y su estatus social. El asiento del presidente está en el medio de la primera fila y el resto está dispuesto en orden de izquierda a abajo y de derecha a arriba.

3. Preparación de los materiales del lugar

El equipo de asuntos de la conferencia debe preparar los materiales necesarios relacionados con los temas de la reunión. Estos materiales deben clasificarse y colocarse en carpetas y distribuirse a los participantes para facilitar la reunión. reunión. Lea y esté preparado para hablar.

4. El personal de recepción deberá llegar con antelación.

El personal de recepción deberá introducir sus respectivos puestos con antelación y entrar en estado de trabajo antes de la llegada de los asistentes.

El trabajo general de recepción se divide en tres puestos: check-in, acomodación y recepción.

① Inicia sesión. Configure una mesa de firmas con 1 o 2 miembros del personal. Si se requiere un nivel más alto de recepción, se puede asignar a una señora de etiqueta para que se haga cargo. Signature Taipei viene con un pincel, un bolígrafo y un libro de registro. Al entregar un bolígrafo a un invitado, debe quitar la tapa del bolígrafo, apuntar la punta del bolígrafo hacia usted y entregárselo con ambas manos. Si se trata de un pincel para escribir, conviene mojarlo en tinta antes de entregárselo. El inicio de sesión debería ser más refinado para que se pueda guardar. Si necesita entregar información, debe hacerlo cortésmente con ambas manos. El personal de recepción siempre debe informar los números de asistencia al organizador de la reunión.

②Asiento de introducción. Después de iniciar sesión. El personal de recepción de la conferencia debe presentar cortésmente a los asistentes el lugar y tomar asiento. Los líderes importantes deben ser presentados primero al salón, acompañados personalmente por líderes empresariales, y tomar asiento en la tribuna unos minutos antes del inicio de la reunión.

③Recepción. Después de que los asistentes se sienten, el personal de recepción debe entregar té, toallas o frutas, responder con entusiasmo varias preguntas, cumplir diversos requisitos y brindar el servicio más considerado posible.

Etiqueta de recepción de reuniones - etiqueta de orientación

1. Escolta en automóvil

Después de que llegan los invitados, si necesitan acompañar el automóvil, ¿cómo lo hacen los invitados y anfitriones? subir al coche y ¿cómo llegan? ¿Dónde están los asientos?

Al coger un coche se suelen dar dos situaciones: cuando hay un conductor a tiempo completo conduciendo, el asiento 1 está a la derecha. detrás del conductor, el asiento 2 está directamente detrás del conductor y el asiento 3 está al lado del conductor (si hay tres personas en el asiento trasero, el asiento 3 está en el medio del asiento trasero).

Si el anfitrión conduce él mismo el coche, se debe pedir al invitado de honor que se siente en el lado derecho del anfitrión, es decir, en el lado derecho de la primera fila, que es el asiento del pasajero.

El asiento principal del automóvil mediano está en la primera fila detrás del conductor, y el asiento número 1 está cerca de la ventana.

Cuando se viaja en una furgoneta mediana o grande, el asiento delantero es más alto que el asiento trasero, y el asiento derecho es más alto que el izquierdo; cuanto más cerca de la puerta delantera, más alto será el asiento.

Cuando los invitados y los anfitriones marchan uno al lado del otro, el líder camina por fuera y los invitados por dentro. Al marchar en una sola fila, el líder debe caminar al frente y los invitados deben caminar detrás, desempeñando el papel de liderar el camino.

2. La posición de escolta de los invitados

En primer lugar, se debe dar la pared al invitado, de modo que el invitado esté a la derecha de la posición estándar para acompañar al guía; Está a 1 metro delante del lado izquierdo del huésped 1. Unos 5 metros. Si el huésped conoce el camino, debe caminar delante.

3. Al subir y bajar escaleras

En circunstancias normales, las mujeres van primero, pero cuando las mujeres usan falda corta, los hombres tienen que ir delante.

4. Durante las exposiciones internacionales

Según la práctica internacional, el orden se ordena según el alfabeto latino. Durante las reuniones de las Naciones Unidas, se dibuja primero una letra.

Etiqueta de servicio en las reuniones

1. Servicios de rutina

Durante la reunión, generalmente se debe disponer de una persona dedicada dentro y fuera del lugar para saludar, guiar, y acompañar al personal de los asistentes. A menudo se requiere atención especial para los invitados distinguidos que asisten a la conferencia, así como para los ancianos, los débiles, los enfermos, los discapacitados, las embarazadas, las minorías étnicas, las figuras religiosas, los compatriotas de Hong Kong, Macao y Taiwán, los chinos de ultramar y los extranjeros. Responderemos a las solicitudes legítimas de los asistentes.

2. Disposiciones de catering

Para reuniones más largas, generalmente se organizarán comidas de trabajo entre reuniones para los participantes. Al mismo tiempo, se deberá proporcionar a los asistentes bebidas higiénicas y deliciosas. Las bebidas proporcionadas en la reunión deben ser convenientes para que los participantes las beban solos. No se recomienda rellenarles el té y el agua con frecuencia. Hacerlo suele ser antihigiénico e inseguro y puede obstaculizar a la otra parte. Si es necesario, se debe proporcionar alojamiento y transporte a los participantes externos de la forma más cómoda posible y de conformidad con la normativa.

3. Registros en el sitio

Todas las reuniones importantes deben grabarse en el sitio. Los métodos específicos incluyen tomar notas, imprimir, escribir, grabar audio, grabar video, etc. Uno puede usarse solo o en combinación. Al tomar notas escritas a mano de las actas de las reuniones, los contenidos básicos, como el nombre de la reunión, el número de asistentes, la hora y el lugar, el contenido del discurso, los asuntos de discusión, las mociones temporales, las votaciones y las elecciones, deben ser completos, precisos y claros.

Recepción de la reunión y servicio final posterior a la reunión

Después de la reunión, todo el personal de recepción debe dividir claramente sus responsabilidades y encargarse de las consecuencias.

Después de la reunión de organización, en ocasiones se concertarán algunas actividades.

Como fiestas, cenas, visitas, fotografías, etc. Estas tareas son muy tediosas y deben ser dirigidas y coordinadas por un líder, y este líder debe tener fuertes habilidades organizativas para ser competente. Al mismo tiempo, el resto del personal de recepción debe cooperar activamente. y desempeñar sus respectivas responsabilidades y hacer su parte del trabajo para garantizar la implementación sin problemas del plan de actividades.

Despedida Organizar el transporte de los participantes según la situación para que puedan regresar a casa felices y a tiempo.

Limpiar los documentos de la reunión ① Recicle la información y los documentos relevantes de acuerdo con el principio de confidencialidad. ②Recopilar actas de la reunión. ③Reportes de noticias. ④ Archivado de volumen primario. ⑤Resumen de la reunión